Postoje slučajevi kada trebate promijeniti opis radnog mjesta zaposlenika ili kada trebate dodijeliti određeni radni zadatak zaposleniku za poseban projekt ili za određeni vremenski period, kao što je period odmora drugog zaposlenika ili odsustvo. Bez obzira na okolnosti, komunikacija je važan element dodjele posla. Komunikacija može napraviti razliku između izvrsnih performansi i nepotpunog posla.
Odredite razloge za dodjelu posla svojim zaposlenicima. Postupak dodjeljivanja posla je različit za redizajniranje opisa posla nego za dodjeljivanje zadataka timskom projektu. Redizajniranje opisa posla relativno je lako jer imate prazno platno iz kojeg možete početi dodjeljivati dužnosti. Na primjer, ako trebate dodijeliti posao izvršnom pomoćniku, provedite istraživanje tipičnih dužnosti pomoćnika višeg rukovodstva. S druge strane, ako vaš tim radi na određenom projektu, odredite koji su zadaci dio ukupnog projekta i odredite resurse zaposlenika koji su vam dostupni.
Zabilježite vještine, iskustvo i sposobnosti svojih zaposlenika. Osim toga, pitajte zaposlenike o njihovom prethodnom radnom iskustvu i interesima za karijeru. Prema Ženskim medijima, delegiranje učinkovito zahtijeva pažnju posvećenu vještini zaposlenika. U njemu se navodi: "Pobrinite se da delegirate nekoga tko može uspješno obaviti zadatak." Ovo je vaša prilika da motivirate zaposlenike koji žele pokazati svoje sposobnosti i unaprijediti svoju vrijednost u organizaciji.
Izradite popis zadataka. Koristite pregled životopisa, aplikacija i doprinosa zaposlenika kako biste utvrdili tko ima potrebne vještine za obavljanje posla. Ako imate dva ili više zaposlenika koji su jednako kvalificirani i imaju interes za obavljanje istog posla, osmislite način podjele odgovornosti tako da jedan zaposlenik nije favoriziran iznad drugog.Ako postoje samo neznatne razlike u kvalificiranosti zaposlenika, razmislite o tome da ga dodijelite najkvalificiranijem zaposleniku i odredite zamjenskog radnika u slučaju da samo jedan zaposlenik ne može dovršiti zadatak.
Razviti način komunikacije koji objašnjava zadani posao, potrebne kvalifikacije i očekivanja. To je najvažniji korak u dodjeljivanju radnih zadataka, stoga vaša komunikacija mora biti jasna i mora se odnositi na svaki element posla. Očekivani ishodi i očekivanja od posla dio su vaših standarda uspješnosti. Standardi izvedbe su mjerenja koja se koriste za ocjenjivanje uspješnosti. Primjer standardne izvedbe za dodijeljeni rad mogao bi biti "Koristiti Microsoft Access za unos 100 prodajnih zapisa tjedno s najmanje 98-postotnom točnošću." Koristeći ovaj primjer, dodjeljujete novi zadatak, kao i uspostavljanje standarda izvedbe koji će se uključiti u ocjenu rada zaposlenika.
Raspravite o novom zadatku s zaposlenikom. Budite spremni odgovoriti na pitanja o tome kako izvršiti zadatak, rokove i kome bi zaposlenik trebao postaviti bilo kakva pitanja o zadatku. To je dio vašeg načina komunikacije. Morate biti u stanju u potpunosti objasniti zadatak, zašto je važan za organizaciju, koje su vještine potrebne i kako zaposlenik ima koristi od preuzimanja novog zadatka. Zaposlenici koji su zainteresirani za razvoj karijere ili usavršavanje vještina zainteresirani su za učenje kako imaju koristi od prihvaćanja novih odgovornosti.
