U svijetu računovodstva, transakcije prihoda i rashoda bilježe se pomoću specifičnog procesa postavljenog za praćenje i klasificiranje svake transakcije radi lakšeg ponovnog pozivanja. Računovođe kontinuirano bilježe transakcije i svaki mjesec moraju moći sortirati i klasificirati te podatke u format koji proizvodi skup financijskih izvještaja, uključujući račun dobiti i gubitka i bilancu. Svaki dio određene financijske transakcije bilježi se u računima koji koriste identifikatore koji se zovu šifre glavne knjige.
Savjet
-
Tvrtke često koriste šifre glavne knjige (GL) za klasificiranje računovodstvenih podataka na nekoliko različitih načina. Ovi kodovi omogućuju tvrtki da sortira podatke o transakcijama tako da može proizvesti nekoliko različitih računovodstvenih izvješća i pruža mogućnost analize računovodstvenih transakcija tvrtke na različite korisne načine.
Što je GL kod?
Tvrtke često koriste šifre glavne knjige (GL) za klasificiranje računovodstvenih podataka na nekoliko različitih načina. Kodovi se mogu kretati od jednostavnog troznamenkastog niza do koda s nekoliko dijelova, od kojih svaki označava klasifikator kao što je podređeni broj, poslovna jedinica, odjel ili druga kategorizacija.
Ovi kodovi omogućuju tvrtki da sortira podatke o transakcijama tako da može proizvesti nekoliko različitih računovodstvenih izvješća i pruža mogućnost analize računovodstvenih transakcija tvrtke na različite korisne načine.
Ovi računi za GL kodove postavljaju se posebnim redoslijedom, koji je definiran načelom računovodstva dvostrukog unosa. GL kodovi idu redom od sredstava kao što su gotovina, potraživanja, zalihe i oprema, obveze i dionički kapital. Broj računa u ovom odjeljku mogao bi iznositi samo pet, ili čak 100 ili više, ovisno o složenosti tvrtke.
Popis GL računa uključuje i račune koji čine račun dobiti i gubitka, račune prihoda i ostalih prihoda na račune poslovnih rashoda i račune za operativne troškove, kao što su troškovi kamata.
Glavna knjiga
Glavna knjiga tvrtke djeluje kao njezin glavni zapis za sve financijske transakcije. GL može uključivati pod-knjige, na primjer, za vođenje evidencije po poslovnim jedinicama, koje se sve spajaju u glavnu knjigu. Sve te informacije tada postaju temelj za financijska izvješća tvrtke.
GL pohranjuje pojedinosti o svakoj računovodstvenoj transakciji. Ova informacija je korisna kada nekoliko godina kasnije, računovođa treba zapamtiti zašto je tvrtka potrošila neuobičajeno veliku količinu novca na uredske potrepštine mjesec dana, ili tvrtka po dva puta greškom plaća račun i treba upisati pojedinosti o plaćanju riješite problem. Računovođe često prave bilješke u računalnom sustavu kada obavljaju transakcije knjiženja u GL za buduću referencu.
Što su unosi u glavnu knjigu?
Ulazi u glavnu knjigu evidentiraju transakcije koje poduzeće čini da uključuju novac. Te se transakcije obično sastavljaju u računovodstveni dnevnik najprije, a te se informacije sažimaju i objavljuju u glavnoj knjizi.
Na primjer, kada tvrtka kupi uredske potrepštine, evidentira odlaznu gotovinu tako što unosi u dnevnik u svoj bankovni račun u bilanci, unos debitnog dnevnika kako bi povećala svoj račun za imovinu uredskog materijala i knjiženje debitnog dnevnika na račun uredskog troška, koji će se prikazati u računu dobiti i gubitka.
Po završetku ovih unosa u dnevnik, računovođa ih šalje u glavnu knjigu kako bi dovršio proces upisa. Mnogi kompjutorizirani računovodstveni sustavi drže proces unosa u časopis transparentnim tako da se čini da se sve transakcije obavljaju izravno u glavnu knjigu.
Kontni plan
Računi GL poštuju određeni red i strukturu, nazvan kontni plan koji omogućava provjeru određenih vrsta pogrešaka i izradu dosljednih i urednih financijskih izvješća. Tvrtke obično koriste računovodstvo dvostrukog unosa prilikom snimanja u glavnu knjigu, a za bilježenje svakog unosa moraju koristiti dugovanja i kredite za prijeboj.
Glavni popis šifri konta GI ili kontni plan navodi sve račune bilance, a zatim sve račune računa dobiti i gubitka. Računovođe mogu pokrenuti izvješće pod nazivom probna bilanca, koje prikazuje svaki GL račun i odgovarajuću bilancu. Budući da svaka transakcija mora imati barem jedan debitni i kreditni unos koji se izravno međusobno nadoknađuje, izvješće o probnoj bilanci treba pokazati da je zbroj svih računa jednak nuli. Ako to nije, debit ili kredit možda nedostaje ili se ne može zabilježiti.
