Kada vodite ili upravljate tvrtkom koja se u velikoj mjeri oslanja na kupnju robe ili sirovina, morate se upoznati s procesom kupnje. Proces kupnje uključuje niz koraka koji osiguravaju da dobijete prave stavke kada ih trebate. Planirajte unaprijed, tako da vaš proces naručivanja teče glatko.
Prethodne odluke
Prvi korak u procesu kupnje je odrediti što vam je potrebno, kao i učestalost kojom ćete trebati stavke za vaše poslovanje. Na primjer, ako namjeravate naručiti uredski materijal, odlučite želite li ponovno naručiti svaki tjedan, svaki mjesec ili samo kada dosegnete određenu razinu inventara. Trebali biste također odrediti koliko možete priuštiti potrošiti na stavke koje su vam potrebne za kupnju, tako da možete pregovarati o cijenama s dobavljačima.
Kontaktirajte dobavljače
Kada znate što vam je potrebno, morate kontaktirati dobavljače koji vam mogu pružiti ono što trebate. Nazovite razne dobavljače kako biste zatražili katalog ili cjenik s pojedinostima o različitim stavkama na vašem popisu. Pregovarajte o dogovoru s dobavljačima sa svakom tvrtkom od koje želite naručiti kako biste utvrdili točne uvjete ugovora. Uvjeti uključuju tko će platiti dostavu, raspored popusta ili trošak po stavci, te broj dana na koje možete platiti narudžbu (obično 30 ili više dana).
Pošalji narudžbenicu
Kada saznate što želite kupiti, sljedeći korak je slanje narudžbe kupcu. Nalog za kupnju je obrazac koji navodi vaše poslovne podatke kao i podatke dobavljača zajedno s potpunim popisom stavki koje želite naručiti. Narudžbu za kupnju možete poslati poštom, faksom ili e-poštom.
Pošalji uplatu
Nakon što primite narudžbu od dobavljača, morate ispuniti svoju stranu ugovora o kupnji. Dobavljač vam šalje fakturu s ukupnim iznosom dospijeća, koji navodi datum dospijeća plaćanja prema vašem početnom ugovoru. Svoju uplatu pošaljite dobavljaču u roku utvrđenom u dogovoru putem poslovnog čeka ili kreditne kartice. Provjerite jeste li primili sve naručene stavke prije plaćanja računa.
