U usporedbi s faksiranjem, slanje e-pošte praktičniji je način dobivanja informacija iz jedne točke u drugu.No, faks uređaj ne biste trebali postupno ukidati kao osnovni uredski alat. Naravno, tu je povremeni zaglavljeni stroj, signal zauzetosti i nedostajuća stranica, ali faks uređaji vrijedi iskoristiti i imati prednosti: mogu se poslati veći dokumenti, neki ih vide kao profesionalniji oblik poslovne komunikacije, a potpisani potpisi na faksovima su legitimni,
Upišite ime primatelja i pošiljatelja faksa u odjeljke Za i Od naslovnice faksa.
Unesite brojeve telefona i faksa u odgovarajući broj faksa i telefona br. polja. To je korisno u slučaju da primatelj mora nazvati ili poslati faks.
Umetnite ukupan broj stranica uključenih u faks, uključujući naslovnicu u broju br. stranica ili dio odjeljka na naslovnici. To će primatelju reći koliko stranica treba očekivati u faksu.
Upišite jednu do tri riječi koje opisuju svrhu faksa u odjeljku RE na naslovnoj stranici. Uključite referentni broj ako je primjenjivo.
Ispunite odgovarajući okvir ili zaokružite odgovarajući opis riječi koji označava hitnost faksa ili želje primatelja odgovora.
Većina faksova uključuje deskriptore odgovora, kao što su: Za pregled (nije potrebna nikakva radnja), Molimo da komentarirate (potreban odgovor), Hitno (odmah obradite), Povjerljivo (samo za određene oči) ili Molimo odgovorite (potreban odgovor).
Napišite sve dodatne napomene ili upute koje želite primatelja da pročita ili budite svjesni u praznom donjem dijelu (Komentari) naslovnice faksa.
Umetnite datum slanja faksa na vrh lista, nakon što pregledate faks i provjerite jesu li svi relevantni dijelovi naslovnice kompletni.
Savjet
-
Ispisujte jasno i čitljivo kako biste bili sigurni da je naslovna stranica čitljiva.
Koristite plavu ili crnu tintu za slučaj skeniranja ili fotokopiranja naslovnice.
Upozorenje
Izbjegavajte slanje povjerljivih informacija putem faksa. Nema načina da se zna tko je na drugom kraju.
