Svako poduzeće i osoba koja radi s javnošću u nekom trenutku mora komunicirati s javnošću. Ali nije idealno za partiju da podijeli svoje resurse između svoje primarne djelatnosti i objašnjavajući to svijetu svijetu - to je mjesto gdje agencije za odnose s javnošću dolaze. Svaka PR agencija vrijedna svoje soli koristit će različite metode kako bi postala djelotvorno lice i glas za klijenta kojeg predstavlja.
Stizanje na istu stranicu kao i klijent
Prije nego što PR agencija može dobiti poruku u ime klijenta, mora saznati što je ta poruka. PR predstavnici sjede sa svojim klijentima na početku odnosa kako bi saznali sve što mogu o svom poslovanju. Za tvrtke, te informacije uključuju njihovu opću izjavu o misiji, proizvode, usluge i kako ih dovode na tržište. Za javne osobe, to uključuje informacije o profesionalnim projektima te osobe, kao i osobne podatke o životu koji bi mogli utjecati na javno mnijenje. Za sve klijente, agencija uspostavlja protokol za razmjenu informacija tako da nikada ne propusti priliku da predstavi nove događaje javnosti.
Pisanje priopćenja za tisak
Osnovni proizvod koji izlazi iz PR agencija je priopćenje za javnost, informacije o tvrtki koje se daju novinskim agencijama za objavljivanje. Novinske agencije vole imati priopćenja za tisak, pogotovo u danima sporih vijesti, jer to znači manje posla za popunjavanje prostora u novinama. Pažnja je da bi za tisak trebalo biti potrebno malo izmjena - inače urednici vijesti neće htjeti trošiti dragocjeno vrijeme na ono što je vjerojatno nebitno. Jedan od načina za mjerenje kvalitete PR agencije je traženje uzoraka za priopćenja za javnost i njihovo ispitivanje protiv smjernica Associated Press-a. Ako se izdanja teško razlikuju u formatu od stvarnih članaka, a vi još uvijek odlazite s pozitivnim dojmom organizacije predstavljene u tom izdanju, agencija je dobro obavila svoj posao. No, za razliku od stvarnog vijesti, nije važno da se u priopćenju objavljuju točni citati. Često pisac odnosa s javnošću čini citate - ali samo u ime klijenata - i traži odobrenje klijenta prije nego što se to priopćenje za tisak pošalje novinskim agencijama.
Uspostavljanje odnosa s novinskim agencijama
PR agencije trebaju voditi popis novinskih agencija kojima šalju priopćenja za javnost. No, što je još važnije, stručnjaci za odnose s javnošću uspostavljaju govorne odnose s novinarima koji traže članak o klijentu. PR profesionalci su vrata za sve informacije koje dolaze iz organizacije koju predstavljaju. To znači da će PR agencija biti prvi kontakt novinara za informacije o klijentu, a agencija će ili djelovati kao glasnogovornik klijenta ili će novinara kontaktirati s odgovarajućom osobom u organizaciji klijenta. Ponekad zaposleni u agenciji djeluje kao treća strana u intervjuu kako bi vodio pitanja i odgovore u pozitivnom smjeru.
Upravljanje prisutnošću društvenih medija
S razvojem društvenih medija, uloga stručnjaka za odnose s javnošću proširila se i na online predstavljanje klijenata. Ako klijent ima blog, Facebook ili Twitter profil, PR agencija bi mu trebala imati pristup; ako klijent nema, agencija ga treba uspostaviti. Za razliku od priopćenja za tisak, prisutnost društvenih medija je izravna za javnost. Kao rezultat toga, agenciji se ne mora brinuti o pridržavanju formata vijesti ili pojavljivanju pristranosti u ime klijenta, jer nitko ne očekuje da javna osoba ili tvrtka ne iscrpljuju vlastiti rog. Poput dužnosti glasnogovornika ili citata u priopćenjima za tisak, ažuriranja društvenih medija trebaju biti napisana kao da su informacije izravno od klijenta, za razliku od perspektive angažirane treće strane.
