Plan odobrenog plaćanja, inače poznat kao PAPP, pruža praktičnost vašim klijentima kao i odjelu za naplatu. Ovlaštenjem vaše tvrtke za prijenos određenog iznosa sredstava s računa za provjeru ili štednju na unaprijed određeni datum, vaši klijenti se ne moraju nositi s poteškoćama u vezi s periodičnim plaćanjima. Isto tako, aranžman oslobađa odjel za naplatu od izdavanja računa i neke obrade plaćanja. Budući da trebate pisano odobrenje za pristup računu drugog korisnika, morate osigurati pristup računu pisanim putem PAPP obrasca.
Prikupite osnovne informacije o klijentu. Oblikujte odjeljke na obrascu kako bi korisnici u obrazac PAPP unijeli svoje ime, telefonski broj tvrtke i adresu za naplatu. Uključite polje za sve podatke o kupcima koje odjel za naplatu održava za svakog klijenta.
Prikupite podatke na tekućem računu s kojeg klijent odobrava plaćanje. Prikupite ime i adresu kućne banke, njezin broj za usmjeravanje - prvi devetocifreni broj koji se nalazi u donjem lijevom kutu čeka - i broj bankovnog računa - niz brojeva koji slijede broj za usmjeravanje. Banke osmišljavaju vlastite sustave numeriranja računa, tako da mogu biti bilo koje duljine.
Prikupite poništenu provjeru od kupca kako biste potvrdili podatke o tekućem računu.
Navedite pisanu izjavu koja ovlašćuje vašu tvrtku da vrši povlačenja s navedenog računa prema potrebi. Ako datum naplate i naplaćeni iznos ostaju nepromijenjeni, ostavite prazna mjesta klijentu ili agenciji za naplatu. Primjer izjave glasio bi: "Ovime ovlašćujem (naziv tvrtke) da teretim svoj račun za $ ** _ na ** _ svakog mjeseca. Potvrđujem da sam ovlašten autorizirati zaduženja s gore navedenog računa i slažem se s uvjetima i odredbama ovog ugovora."
Osigurajte prostor klijentima za potpisivanje i datiranje izjave kako biste autorizirali svoj račun.
Uključite sve uvjete i odredbe koje trebate u odjeljku "Uvjeti i odredbe". Te stavke mogu uključivati odredbe koje zahtijevaju od kupca da preuzme odgovornost za bilo koju povratnu ili odbijenu naknadu te da obavijesti o promjeni podataka o računu tjedan dana prije datuma naplate, kao i da opiše odredbe koje će vaša tvrtka ili klijent otkazati ugovor uz pisanu obavijest.
Upozorenje
Iako biste trebali zadržati originalni primjerak PAPP ugovora, on bi se trebao čuvati na sigurnom mjestu kako bi financijske informacije vaših klijenata bile sigurne od onih bez odobrenja za uporabu.
