U svakom poslovnom okruženju postoji velika razlika između jednostavnog zajedničkog rada i suradnje. Međutim, stvaranje doista kolaborativnog okruženja može biti još izazovnije u virtualnom radnom mjestu, posebno kada se članovi tima međusobno ne poznaju ili imaju različita kulturna pozadina. Unatoč tome, uz malo znanja i pravih alata, doista nema izazova koji virtualni tim ne može prevladati.
Stvorite zajedničko razumijevanje
Očistite sve zablude koje članovi tima mogu imati o tome što je online suradnja i što ona uključuje. To je osobito važno kada ljudi koji nisu navikli na zajednički rad na mreži. Cilj je susresti se i raditi zajedno u stvarnom vremenu, a ne slati baraž e-pošte - i privitaka e-pošte - natrag i naprijed. Iako su e-pošta i ostali asinkroni alati, uključujući zajednički radni prostor i kalendar, knjižnice dokumenata i ploče za raspravu, važni, uistinu kolaboracijsko okruženje zahtijeva sinkrone interakcije u stvarnom vremenu.
Odredite uloge, a ne zadatke
Odredite uloge i razjasnite očekivanja učinka, ali ne definirajte korake potrebne za postizanje projektnih ciljeva unaprijed. Keith Ferrazzi, autor i izvršni direktor tvrtke Ferrazzi Greenlight, tvrtke za savjetovanje i obuku utemeljene na istraživanju, kaže da je neizvjesnost zadatka ključ za suradnju na internetu. Ferrazzi navodi istraživanje koje je otkrilo da se suradnja na internetu povećava kada članovi tima imaju jasno definirane uloge, ali moraju raditi zajedno kako bi odlučili kako postići ciljeve tima.
Uspostavite kolaborativni um
Ostavite se i dajte drugima - koji su možda kvalificiraniji, ali koji nisu uobičajeni timski vodstvo - priliku pružiti smjernice ili dati upute. Svaki član mora biti spreman žrtvovati osobne interese i činiti ono što je najbolje za tim. Ferrazzi predlaže igranje nekoliko igara, poput online, timskog lova ili igranja uloga, na početku projekta, ne samo da bi se stvorio kolaborativni način razmišljanja, nego i izgraditi vještine vođenja i timskog rada.
Koristite desni alat
Audio i video konferencije, interaktivne bijele ploče, softver za suradnju s dokumentima i instant messaging vitalni su alati za sastanke u stvarnom vremenu i interakciju s članovima tima tijekom dana. Na primjer, interaktivne bijele ploče pružaju opcije za crtanje, pisanje teksta i lijepljenje slika, što ih čini dobrim izborom za brainstorming i fino podešavanje prezentacija. U kombinaciji s audio konferencijama, članovi tima mogu vidjeti tko sudjeluje i razgovarati. Alati za suradnju s dokumentima omogućuju koautorstvo i ko-uređivanje u stvarnom vremenu s jednim ili više drugih ljudi.
