Nema postavljenog formata faksa koji odgovara svakoj situaciji. Međutim, slijedeći neke opće smjernice, primatelj faksa može brzo pronaći informacije na faksu. Ove smjernice će također osigurati da primatelj neće imati nikakvih problema kada dođe faks i da ćete izbjegavati probleme kada ga pošaljete.
Neka vaš faks bude kraći od 10 do 12 stranica. Mnogi uređaji za faksiranje u malim uredima ne mogu nositi previše stranica odjednom. Veliki faksovi također povezuju telefonske linije koje se dijele s faks uređajima. Razdijelite faks u više serija ako morate poslati više od 10 do 12 stranica. Recite primatelju da očekuje više od jednog faksa.
Podesite margine stranice ili veličinu fonta kako biste lakše ostvarili manje stranica. Međutim, imajte na umu da manje veličine slova možda neće biti previše jednostavne za čitanje, a male margine mogu izgledati neprofesionalno, kao na životopisu. Koristite barem font od 11 točaka.
Pišite faksove u formatu poslovnog pisma kada je to moguće. Margine trebaju biti jedan inč na lijevoj i desnoj strani i jedan i pol inča na vrhu i dnu, ako je moguće. Jednim razmakom slovo, dvostruki razmak između stavaka. Uključite dateline na vrhu i adresne blokove za pošiljatelja i primatelja prije pozivanja. Blok adresa pošiljatelja ide prvi.
Uključite naslovnicu s faksom. Naslovna stranica ne mora slijediti određeni format izgleda, ali bi trebala uključivati i kontaktne podatke o pošiljatelju i primatelju, koliko stranica sadrži faks i redak predmeta o kojem je faks. Dodajte i nekoliko redaka za bilo kakve osobne komentare u vezi s faksom. Podaci za kontakt mogu sadržavati imena pojedinaca i tvrtki, imena odjela, adrese, adrese e-pošte i brojeve telefona. Popratno pismo treba biti lako čitljivo, tako da primatelj može brzo pronaći informacije o njemu.
Izbjegavajte slanje faksova s grafikom, ako je moguće. Uzimaju previše vremena za slanje i primanje, a troše mnogo tinte. Također, oni se obično ne pojavljuju previše dobro na faksove zbog loše kvalitete ispisa.
