Pisanje pisma dostojanstvenici može biti vrlo komplicirana stvar. Morate pogoditi pravedan ton poštovanja bez lukavosti. Osim toga, morate znati odgovarajući pozdrav za korištenje i pobrinite se da je naslov osobe ispravan u pismu i na omotnici. Nisu svi dostojanstvenici jednakog ranga tretirani jednako. Na primjer, predsjednik republike se u pozdravu obraća kao "Ekselenciju", dok se predsjednik Sjedinjenih Država obraća kao "gospodin predsjednik".
Istražite naslov primatelja. Je li ona državni senator, zastupnik ili nešto drugo? Ne želite biti netočni, jer ćete zbog toga izgledati neinformirano i smanjiti vjerodostojnost.
Započnite slovo upisivanjem adrese, ali ne i ime. Preskočite liniju i upišite cijeli datum. Preskočite dodatnu liniju i upišite službenu adresu dostojanstvenika i njegovu fizičku adresu. Na primjer, ako ste pisali kraljici Engleske, pisali biste: "Njezino Veličanstvo Kraljica", a zatim adresu njezina doma. Od 2011. godine ustavni je monarh kraljica Elizabeta II. Njezino ime je zapravo Elizabeth Alexandra Mary, ali to nikad nije tako.
Započnite pozdrav. To se često razlikuje od adrese. Primjerice, ako ste pisali kraljici Engleske, upotrijebili biste ili "Madam" ili "Neka Vaše Veličanstvo". Pratite oba s dvotočkom.
Upišite tijelo svog pisma. Budite oprezni pri održavanju poštovanja u cijelom tonu. Bez obzira da li ste subjekt ili građanin pod vladavinom ili mandatom dostojanstvenika, tretirajte ga s poštovanjem koje odgovara položaju.
Završite pismo zaključnom izjavom koja odgovara naslovu dostojanstvenika. Za kraljicu, subjekt bi se trebao potpisati s "Čast mi je ostati, gospođo, najskromnijem i poslušnijem subjektu Vašeg Veličanstva", nakon čega slijedi puni naziv i potpis subjekta iznad toga. Međutim, za predsjednika Sjedinjenih Američkih Država morate napisati samo "S poštovanjem", nakon čega slijedi vaše upisano ime i potpis. Kada pišete bivšem predsjedniku, "Iskreno" je dovoljno.
Obratite se omotnici koristeći istu službenu adresu koja se pojavljuje u pismu. Na primjer, za bivšeg predsjednika Sjedinjenih Država, napisali biste "Poštovani (Ime)", nakon čega slijedi fizička adresa. Za kraljicu Engleske, vi biste upisali "Njezino Veličanstvo Kraljicu", a zatim fizičku adresu.
