Kada napišete zaposlenika, vi preuzimate jednu od najtežih, ali najvažnijih zadataka uprave. Zapišite zaposlenike pošteno, pažljivo i konstruktivno i imat ćete dobro vođen odjel s poboljšanjem performansi. Zapiši se zaposleniku osvetoljubivo, pretjerano ili iz čisto kaznenih razloga i možeš završiti s odijelom na rukama. Radite s odjelom za ljudske resurse kako biste osigurali da korporativni proces za poboljšanje uspješnosti zaposlenika bude korišćen.
Provjerite korporativne politike o pisanju zaposlenika. Mnoge organizacije imaju postavljene politike ili obrasce za pisanje zaposlenika i očekuju da ih slijede. Ako ne znate postoji li takva politika, provjerite sa svojim nadzornikom ili s dugoročnim zaposlenikom. Nemojte prekidati povjerenje dijeleći tko će pisati.
Označite plan za poboljšanje izvedbe. Oznaka plana poboljšanja performansi (PIP) stavlja zaposlenika u ispravan način i funkciju. Njezin je cilj poboljšati izvedbu i osigurati konstruktivan plan da to učini, a ne da verbalno promeće ili osramoti zaposlenika.
Započnite s kronološkim popisom objektivno promatranih problema izvedbe. One bi trebale biti čitane što je više moguće s što je moguće manjim tvrdnjama. Zapamtite, ovi dokumenti postaju pravno odgovorni. Držite se činjenica i neka ostatak ostane u vašem umu.
Povežite probleme s performansama sa stvarnim opisom posla. Vaš zaposlenik treba imati opis posla s konkretnim ciljevima. Zabilježite kako su uočeni problemi izvedbe negativno utjecali na postizanje ciljeva navedenih u opisu posla. Budite što jasniji, sažetiji i izravniji.
Napišite konkretne korake plana za poboljšanje. Kada napišete zaposlenika, on mora pozitivno djelovati prema budućnosti, a ne negativno prema prošlosti. Navedite konkretne akcije koje želite da zaposlenik poduzme. Budite jasni o procesu s kojim će se PIP dijeliti i posljedicama za nastavak problema s radom. Ponovno pročitajte dokument nekoliko puta, pročitajte ga naglas i napravite potrebne prilagodbe. Završite s pozitivnim izjavama o postignućima zaposlenika i vašoj želji da se zaposlenik i dalje pridonosi na taj način.
Imajte privatni sastanak s zaposlenikom. Bez navođenja drugih zaposlenika da je osoba u nevolji ili pod disciplinom, imajte privatni sastanak. Upotrijebite mjesto na kojem uredski prijatelji ne mogu previdjeti ili čuti. Održavajte ton mirnim i izbjegavajte emocionalne reakcije. Budite sigurni da zaposlenik razumije što ste napisali i da zaposlenik navede dokument koji pokazuje da zaposlenik razumije informacije.
Savjet
-
Objasnite da se na ovom sastanku ne radi o obrani prošlih akcija, već o poboljšanju budućih rezultata. Ako zaposlenik odbije unijeti ili potpisati dokument, zapamtite to i potpisite ga sami. Dajte jedan primjerak zaposleniku i zadržite ga za sebe.
