Planiranje uspješne konvencije zahtijeva poznavanje strateških ciljeva organizacije domaćina prije početka rada na osnovnoj logističkoj konferenciji. Koristeći svoje strateške ciljeve, možete učinkovito planirati kako privući sudionike koje želite, odabrati pravo mjesto, odabrati najbolje govornike i razviti najatraktivnije sadržaje i aktivnosti.
Odredite svoje strateške ciljeve
Ciljevi organizacije za konvenciju nisu uvijek isti kao ciljevi sudionika konvencije. Saznajte razloge organizacije za održavanje konvencije. Može se dogoditi da se privuku i zadrže članovi, da se ostvari profit, da se članovima odbora i odbora dopusti zabava za odmor ili da se organizacijom stvori medijski publicitet.
Postavite svoj Taktički plan
Jednom kada upoznate svoje strateške ciljeve, postavite svoje taktičke ciljeve za njihovo dosezanje. To može uključivati odabir seminara i zvučnika za privlačenje specifičnih tipova sudionika, održavanje sajmova koji stvaraju prihode, dodavanje aktivnosti supružnika kako bi se povećala posjećenost, organiziranje društvenih funkcija kao što su golf turnir ili riječno krstarenje, banket s nagradama ili održavanje godišnjeg glasovanja članstva. Vaš marketinški plan treba uključivati oglašavanje, odnose s javnošću, promotivne i društvene medijske strategije za promicanje konvencije.
Planirajte proračun
Odredite financijske ciljeve organizacije za konvenciju i pregledajte svoje brojeve. Možda ste ograničeni na određeni proračun ako je konvencija trošak. Organizacija može imati cilj dobiti ili vam može biti dopušteno potrošiti na temelju očekivanog prihoda. Izraditi projekcije temeljene na optimističnim i konzervativnim prijavama i sponzorskim prihodima.
Objasnite svoj dnevni red
Zatim isplanirajte dnevni red događaja. Odaberite datum, mjesto i aktivnosti. Mnoge konvencije imaju temu koja objašnjava sveukupnu svrhu događaja i pomaže privući sudionike. Možda ćete morati tražiti unose o datumima i potencijalnim lokacijama iz svog odbora ili sudionika i proći posjeta na više mjesta prije nego što odaberete jedan. Pregledajte informacije o prethodnim konvencijama kako biste saznali o mjestima, prisutnosti, financijskom učinku i povratnim informacijama sudionika i sponzora. Izradite kalendar koji počinje prijavom sudionika i opisuje dnevni raspored.
Logističke potrebe istraživanja
Počnite kontaktirati prostore, govornike, ugostitelje, zabavne sadržaje, audiovizualne tvrtke, pisače i turističke tvrtke. Odredite kako se nositi s marketingom, registracijama, sponzorstvima, značkama, check-inovima, sajmovima sajmova, poklon vrećicama, programskim knjigama i web stranicama. Pošaljite zahtjeve za prijedloge vanjskim dobavljačima kao što su odmarališta, ugostitelji, golf tereni i putničke agencije. Sastavite željeni popis dobavljača i troškove.
Napišite prijedlog
Pripremite dokument koji prikazuje vaš odbor ili konvencijski tim o planu konvencije. Uključite svoje razumijevanje ciljeva organizacije i kako planirate ispuniti te ciljeve. Navedite dnevni red događaja s detaljnim dnevnim rasporedom. Predstavite potpuni proračun. Objasnite zašto ste odabrali temu, mjesto, teme seminara, predavače i društvene aktivnosti. Opravdajte projekcije sudjelovanja, troškova i prihoda na temelju vašeg istraživanja.
