Računovođe svakodnevno rade različite podatke, od financijskih podataka do zaliha do radnih sati. Kako bi koristili podatke, računovodstveno osoblje treba mjesto za skladištenje podataka. Mjesto gdje tvrtka pohranjuje svoje računovodstvene podatke naziva se računovodstveni informacijski sustav. Većina tvrtki uključuje računalnu tehnologiju kako bi pohranila te zapise i omogućila korisnicima pristup tim zapisima.
Računovodstveni podaci
Računovodstveni podaci se sastoje od financijskih i nefinancijskih podataka. Financijski podaci pružaju pojedinosti o informacijama o računovodstvenim izvješćima, financijskim izvješćima i vladinim zahtjevima. Osim izvješća, računovođe čuvaju i sigurnosnu dokumentaciju koja se može koristiti za provjeru prijavljenih brojeva. Nefinancijski podaci se sastoje od prodajnih količina, obujma proizvodnje, radnih sati i opisa imovine. Nefinancijski podaci podržavaju prijavljene financijske brojeve. Prodajne količine daju pojedinosti za ukupnu prodaju. Obujam proizvodnje daje podatke o količinama zaliha. Podaci o satu rada daju pojedinosti za obračun plaća. Opisi imovine prikazuju pojedinosti o prijavljenim nekretninama i opremi.
Informacijski sistem
Informacijski sustav skladištu omogućuje prikupljanje svih podataka potrebnih u poduzeću. Informacijskim sustavima potrebna je snažna organizacija kako bi se korisnicima omogućio pristup informacijama koje su im potrebne bez pružanja pristupa povjerljivim informacijama izvan njihovih potreba. Mnoge tvrtke kupuju softverske programe za upravljanje potrebama svojih informacijskih sustava. Druge tvrtke zapošljavaju računalne programere za izgradnju informacijskog sustava koji zadovoljava njihove specifične potrebe.
Računovodstveni informacijski sustav
Računovodstveni informacijski sustav je informacijski sustav izgrađen da zadovolji specifične potrebe računovodstvenog odjela. Odjel za računovodstvo upravlja različitim povjerljivim informacijama. Cijene rada po satu i godišnje plaće, zajedno s osobnim podacima o osoblju, zahtijevaju ograničen pristup unutar odjela. Prodajne cijene kupaca moraju ostati povjerljive, posebno kada različiti kupci plaćaju različite cijene za slične proizvode. Znanje o troškovima proizvodnje mora ostati unutarnje da ne bi konkurenti pokušali podcijeniti tvrtku. Uz svaki od ovih primjera, samo odabrani zaposlenici trebaju pristup informacijama. Računovodstveni informacijski sustav mora osigurati mehanizam za odabrane zaposlenike da dođu do određenih informacija s kojima moraju raditi, ali ne i informacija izvan njihovog djelokruga odgovornosti.
koristi
Osim održavanja povjerljivosti, računovodstveni informacijski sustavi korisnicima pružaju izvješća stvorena za njihove specifične potrebe. Računovodstveni informacijski sustavi također korisnicima omogućuju preuzimanje informacija u proračunske tablice. U proračunskoj tablici korisnik može odabrati određene informacije kako bi zadovoljio njihove vlastite potrebe.
