Kada organizacije ili vladine agencije kao što su gradovi i županije trebaju robu ili usluge, žele ostvariti najbolju moguću mjeru. Kako bi dobili najbolju pogodbu, izdaju dokumente koji se nazivaju zahtjev za prijedloge (RFP), zahtjev za ponudu (RFQ) ili zahtjev za ponude (RFB). Ovi pravni dokumenti pozivaju tvrtke da ponude ponude za robu ili usluge koje se traže. Kada su ti materijali potrebni brzo, ponude se mogu prihvatiti samo na nekoliko dana. U tom slučaju organizacije ili vladine agencije mogu zatražiti od ponuđača da popune i uključe bilješku o ponudi umjesto pune ponude, što može biti dugačko više stranica.
Zapišite broj ponude u okvir ili na redak označen s "Broj ponude". To će obavijestiti organizaciju ili vladinu agenciju koja traži ponude točno na koji se projekt natječe. Uključite datum kada ispunjavate broj ponude u okviru ili retku s oznakom "Datum".
Napišite naslov ponude u okvir ili na redak "Naziv projekta" ili "Naslov". To se može naći na naslovnoj strani dokumenata za traženje. Napišite mjesto projekta u okvir ili na redak "Lokacija". Ako licitirate za pružanje proizvoda, lokacija je mjesto na kojem biste isporučivali proizvode.
Uključite podatke o tvrtki. Postoje okviri ili linije za upisivanje imena vaše tvrtke, broja telefona, adrese i imena zaposlenika koji piše i odobrava ponudu.
Napišite vrstu posla koji se traži u okvir ili na redak s oznakom "Vrsta posla". Na primjer, ako ste ponude za pružanje usluga upravljanja izgradnjom, napišite "Upravljanje graditeljstvom".
Napišite što ćete pružiti organizaciji ili vladinoj agenciji u odjeljku "Rad je uključen". Za svaku ponuđenu uslugu ili proizvod upišite iznos koji želite platiti u odjeljku "Iznos ponude" desno od odjeljka "Rad je uključen". Ukupni stupac "Iznos ponude" u okviru ili retku "Ukupna ponuda".
Ispunite odjeljak "Potvrda dodavanja". Dodaci se izdaju od strane organizacije ili vladinih agencija kada dođe do promjene natječajne dokumentacije. Navedite broj dodataka u ovom odjeljku i datum izdavanja. Te se informacije nalaze na pojedinačnom dodatku. Nema uvijek izdanih dodataka; ostavite ovaj odjeljak praznim ako nema dodataka.
