E-pošta je postala standardna metoda komunikacije za tvrtke i one koji komuniciraju s tvrtkama. Da je rekao, postoje slučajevi kada je tradicionalna profesionalna poslovno pismo je potrebno. To može biti za traženje posla, poslovne prijedloge ili čak pravne razloge. Ispravno formatirajte pismo kako biste dobili najbolje šanse za dobivanje rezultata. Trenutni poslovni stilovi koriste slovo "blok format" za posao, a ne "razvedeni stil" koji se koristi za manje formalna pisma.
Stvorite zaglavlje pisma
Zaglavlje sadrži vaše podatke, uključujući vaše ime, naziv tvrtke (ako je primjenjivo), adresu i druge relevantne podatke za kontakt kao što su telefonski broj, faks i e-pošta. Većina programa za obradu teksta na računalu otvara "header" odjeljak dvostrukim klikom na vrh inča stranice prazne datoteke. U stilu bloka nema uvlačenja ili centriranja informacija. To je samo blok informacija duž lijeve margine. Ovo se zaglavlje koristi samo na prvoj stranici.
Ako ne možete stvoriti zaglavlje u zaglavlju, imate dvije mogućnosti. Pomaknite zaglavlje pisma u glavno tijelo kao prvi blok ili prvo upišite datum s podacima o kontaktu između datuma i podataka primatelja.
Datum, adresa i pozdrav
Datum, adresa i pozdrav su prva tri bloka u glavnom dijelu stranice s pismom. Provjerite da niste u zaglavlju tako da kliknete na glavnu stranicu. Prvi redak je datum koji je formatiran tako da se ispisuje mjesec s danom i godinom koja slijedi, primjerice, 10. svibnja 2017.
Držite prazan redak između datuma i bloka adrese primatelja. Uključite "Gospodin", "Gospođa" ili "gospođa" gdje je primjenjivo. Upotrijebite punu adresu i podatke za kontakt, stavite informacije o ulici u jedan redak i grad, stanje u sljedećem. Preskočite redak za pozdrav koji slijedi dvotočka, na primjer "Draga gospođica Smith:".
Formulirajte Tijelo Pisma
Između adrese i pozdravnog poziva, ili nakon pozdravnog poziva, možete uključiti referencu za pismo u kojem se sumira tema, kao što je "RE: Supervizorska pozicija". Nastavite zatim napisati tijelo slova. Koristite konzervativni font od 10 ili 12 točaka kao što su Times New Roman, Cambria ili Arial. Odlomci nisu uvučeni, smješteni na lijevoj margini i odvojeni jednim razmakom. Margine trebaju biti jedan inč na svim stranama dokumenta.
Prelazak na drugu stranicu
Informacije za kontakt zaglavlja uključite samo na prvu stranicu pisma. Kao što je već napomenuto, prva stranica je jedino mjesto koje bi trebalo imati zaglavlje s punim imenom i adresom pošiljatelja. U zaglavlju druge stranice treba navesti broj stranice centriran. Na lijevoj margini možete uključiti i primatelja slova i datum na desnoj margini, što pomaže čitatelju da identificira dokument ako se dvije stranice ikada razdvoje.
Zatvaranje pisma
Slova se zatvaraju blokom potpisa. Zatvorite slovo na drugoj stranici pomoću neutralne, ali prijateljske blizine kao što je "S poštovanjem" ili "S poštovanjem". Nakon zatvaranja slijedi zarez, četiri razmaka i vaše ime. Uključite svoj naslov, ako ga imate, pod svojim imenom. Potpišite pismo plavom ili crnom tintom u prostoru iznad imena.
Ako ste uključili bilo što s pismom kao što je rezime ili prijedlog, imajte na umu da postoji "prilog (e)" dva retka pod vašim imenom.
