Novac je životna snaga svake tvrtke, a teško je biti uspješan bez održavanja dobre kontrole nad protokom prihoda. Dio tog procesa generira dovoljno prihoda da bude profitabilan i održava strogu kontrolu vaših troškova. Na još osnovnijoj razini to znači kontrolirati tko ima pristup bankovnim računima tvrtke i pod kojim uvjetima.
Savjet
-
Vlasnik računa je osoba koja prihvaća pravnu odgovornost za rukovanje računom.
Vlasnik računa u vlasništvu pojedinca
Ako radite kao samostalni poduzetnik, upravljanje bankovnim računom je jednostavno. Vi ćete biti vlasnik računa, baš kao što biste to učinili ako je to vaš osobni račun. Postavit ćete ga na isti način, s vašim osobnim identifikacijskim brojem i brojem socijalnog osiguranja.
Također ćete pružiti dvije dodatne informacije specifične za tvrtku: vaš identifikacijski broj zaposlenika iz porezne uprave - to trebate ako imate zaposlenike ili ih planirate - i, ako je primjenjivo, izmišljeno ime pod kojim poslujete, Vaše je ime na računu, tako da ste vlasnik računa po pravnoj definiciji.
Držite ih odvojene
Kada se vaša tvrtka sastoji samo od vas, možda ćete biti u iskušenju da preskočite cijeli proces postavljanja zasebnog računa za tvrtku i koristite samo jedan od vaših osobnih računa za obje svrhe. Nije to ti ne mogu učinite to ili druge ljude nemoj učinite to, ali to je stvarno loša ideja.
I vi i vaš računovođa teško ćete odvojiti vaše poslovne i osobne transakcije, a to će učiniti puno dodatnog posla za vas na kraju godine iu poreznom vremenu. Nije održivo ako planirate razviti svoje poslovanje, tako da je pametnije od početka raditi stvari na pravi način.
Davanje nekog drugog pristupa
U većini poduzeća, doći će vrijeme kada ste previše zauzet učiniti sve sami. U tom trenutku morat ćete nekome drugome dati pristup bankovnim računima kako bi mogli obraditi barem rutinske transakcije i plaćanje računa. Te osobe neće biti vlasnici računa kao i vi, ali ćete im delegirati određeni stupanj ovlasti za banku u vaše ime.
U većim tvrtkama osobe koje odaberete mogu biti menadžeri ili ključni članovi vašeg računovodstvenog tima. U maloj tvrtki, to bi moglo biti jednostavno kao davanje jedinog ovlaštenja za potpisivanje osoblja. Vaša banka će zabilježiti njihove osobne identifikacijske brojeve i brojeve socijalnog osiguranja kao da su vlasnici računa.
Vlasnici računa u partnerstvima
Uspostavljanje bankovnih računa u partnerstvu prilično je sličan proces. Svaki partner osigurava osobnu identifikaciju kao i identifikacijski broj zaposlenika tvrtke i njegovo fiktivno ime. U tom slučaju, također ćete morati dostaviti kopiju ugovora o partnerstvu i potvrdu o registraciji ako je to ograničeno partnerstvo.
Svaki partner s vlasničkim udjelom većim od 25% i značajnim kontrolorom koji preuzima primarnu odgovornost za vođenje poslovanja, mora pružiti dodatne informacije. U nekim slučajevima, kao što je skupina liječnika koji zajednički upravljaju klinikom, svaki partner može imati zasebni primarni račun, ali dijeli pristup sekundarnom broju računa za svoje kolektivne operacije.
Pristup računu u drugim poslovnim strukturama
Veća, ugrađena društva osnivaju bankovne račune na sličan način, sa značajnim kontrolorom i svima koji posjeduju 25-postotni udio ili više, što banci daje dodatne osobne podatke.
U tim slučajevima, tvrtka bi također mogla dostaviti banci operativni ugovor s objašnjenjem tko je odgovoran za upravljanje tvrtkom i dokument pod nazivom bankarska rezolucija u kojem se objašnjava koji su ljudi ovlašteni postaviti bankovne račune i usluge i pod kojim uvjetima. Što je poduzeće veće, to je vjerojatnije da svakodnevno bankarstvo i pisanje čekova obavljaju menadžeri relativno niske razine ili računovodstveno osoblje, za razliku od vlasnika ili višeg menadžmenta.
Uspostavljanje kontrola
Važno je imati kontrolu nad korištenjem bankovnih računa, a osobito preko provjera i ovlaštenja za plaćanje. To može biti jednostavno, kao što je držanje fizičkih provjera tvrtke pod ključem i ograničavanje ključeva na nekoliko pouzdanih osoba. U većim tvrtkama to nije praktično, ali možda odlučite postaviti svoj računovodstveni softver tako da samo određeni ljudi mogu ispisivati čekove. Još jedna uobičajena kontrola je zahtijevati drugi ovlašteni potpis na čekovima iznad određenog iznosa u dolarima, što smanjuje rizik od prijevare ili pronevjere.
