Politike i procedure su zahtjevi za većinu organizacija. Mnogi moraju pisati ove vrste dokumenata jer moraju poštivati propise, kao što je Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO). ISO je obitelj standarda koja se fokusira na poboljšanje osiguranja kvalitete. Jedan od najčešćih primjera politika i postupaka koje organizacije pišu jest Standardni operativni postupak (SOP).
politika
Politike navode pravila koja će tvrtka implementirati u cijeloj organizaciji ili odjelu. Na primjer, tvrtka ima pravila o lozinkama. Može se navesti da zaposlenici moraju mijenjati lozinke svakih 60 dana. U pravilniku se može također navesti da će sustav obavijestiti zaposlenike 14 dana unaprijed o isteku njihovih zaporki. Pravila moraju biti jasna, sažeta i dosljedna. Politike će također sadržavati kratice u njima. Pisac bi ih trebao izgovoriti prvi put kada se koriste, a zatim upotrijebiti skraćenice kroz ostatak pravila.
Postupci
Postupci provode politike. Postupci pružaju detaljne informacije, kao što su upute korak-po-korak o obavljanju zadataka. Primjer postupka bio bi kako stvoriti nove mrežne račune. Prvi korak može uključivati upravitelja koji mora ispuniti obrazac za svoj novi najam. Obrazac može zahtijevati od upravitelja da dostavi informacije, kao što su ime i prezime novog zaposlenika, naziv posla i odjel u kojem će novi zaposlenik raditi. Upravitelj zatim obrazac šalje IT odjelu. Administrator mreže će tada imati postupke koje mora slijediti. To može uključivati postavljanje računa e-pošte i mreže i stvaranje sigurnosne značke. Postupci se moraju lako slijediti. Važno je imati na umu da se postupci mijenjaju tijekom određenog vremenskog razdoblja. Stoga ih tvrtka treba pregledati najmanje jednom godišnje. Trebalo bi odrediti osobu za ažuriranje postupaka. Kao i politike, procedure moraju biti dosljedne, sažete i točne.
SOP
SOP označava Standardni operativni postupak. Ova vrsta dokumenta opisuje što organizacija i njezini odjeli rade. Osim toga, objašnjava uloge i odgovornosti zaposlenika. Tada će SOP obično uključivati politike i postupke za svaki odjel. Na primjer, politika će obuhvaćati pravila za kupnju hardvera. Tada će postupak sadržavati upute korak po korak o načinu kupnje hardvera. Iako se SOP prvenstveno sastoji od teksta, dobar bi trebao uključivati organizacijske grafikone, dijagrame, dijagrame tijeka i tijek rada.
