Ključ za pisanje jakih procedura i politika je da dokumenti budu dovoljno kruti da dokumentiraju pravila organizacije, ali dovoljno fleksibilni da ih se može lako slijediti, uglavnom bez odstupanja, kao što morate dokumentirati svaki mali korak izvan dizajniranog puta. U mnogim organizacijama možete čuti postupke i politike koje nazivamo SOP-ovi ili Standardni operativni postupci. Ti dokumenti čine okosnicu organizacije, tako da će njihovo dobro pisanje pomoći u održavanju posla na putu i osigurati da se standardne procedure provode na isti način od strane cjelokupnog osoblja. Ako radite u reguliranoj industriji, kao što su farmaceutske ili biotehnološke tvrtke, snažni SOP-ovi su apsolutno presudni za uspjeh vašeg poslovanja budući da Uprava za hranu i lijekove prvo gleda na te dokumente u bilo kojoj reviziji.
Izradite nacrt svih postupaka i politika koje vaša organizacija treba. Izrada kratkog opisa postupaka i pravila pomoći će vam organizirati pisanje. Grupiranje politika i postupaka po odjelima može vam pomoći organizirati svoje misli. Organizirajte nacrt s najvažnijim dokumentima na početku kako biste mogli odrediti prioritete izrade SOP-ova. Uostalom, morate početi negdje i početi s najvažnijim znači da će barem to biti učinjeno. Možda ćete morati ponovno razmotriti te prve dokumente nakon što se potpiše SOPS. Nužno je da se SOPS ne sukobljavaju.
Podijelite pojedinačne postupke i politike na zasebne zadatke uključene u popunjavanje svakog dokumenta. U pregledu dodajte podzadatke za svaki dokument tako da su koraci jasni, logični i uredni. Na taj način dokumenti sami sebe pišu. Doduše, dodajte samo najšire korake. Ako napišete SOPS previše detaljno, postoji prevelika vjerojatnost odstupanja. Nije dobra stvar.
Intervjuirajte osoblje koje obavlja zadatke. Nemojte propustiti vrijedan doprinos zaposlenika koji trenutno obavljaju zadatke. SOP-ovi trebaju dokumentirati kako se stvari rade, a to su ljudi koji znaju. Dakle, zamolite radnike, a ne menadžere da naprave neke nacrte dokumenata. Oni uvijek mogu biti ojačani tehničkim piscem.
Popunite svoj nacrt detaljnijim procedurama koje će vaše osoblje slijediti. To je najbolja praksa držati ga jednostavnim prilikom pisanja pravila i procedura. Također je široko prihvaćena praksa pisanja na razini 5. razreda u SAD-u - to znači da bi učenik petog razreda trebao moći čitati i razumjeti svaku riječ.
Odlučite tko će potpisati postupke i pravila. Odjava bi trebala sadržavati imena visoke razine kako bi šefovi bili svjesni kako se stvari rade. Neke organizacije provode svaku politiku i postupak putem odjela za ljudske resurse ili njihove pravne grane kako bi osigurale da se zakoni ne krše.
Nazovite sastanak za pregled kako biste okupili sve potpisnike u jednoj prostoriji kako biste razgovarali o politici. Ako je uopće moguće, pozivanje svih strana u jednu sobu da razgovaraju o jednoj određenoj politici pomaknut će dokument naprijed mnogo brže nego ga proći i tražiti komentare. Ako doista želite ubrzati stvari, postavite cilj da se SOP isključi na kraju sastanka.
Potpišite, datum, verziju kontrolirajte i distribuirajte dovršene postupke i politike. Razmotrite davanje svakom zaposleniku priručnika za zaposlenike koji se po potrebi može ažurirati s revidiranim dokumentima. Zapravo, kreirajte politiku i proceduru za rukovanje bilježnicama, uključujući periodičnu reviziju priručnika za zaposlenike kako bi se osiguralo da sve osoblje bude ažurirano.
Pregledajte postojeće odobrene SOP-ove prema rasporedu. Svaki SOP treba pregledavati godišnje ili najmanje dva puta godišnje kako bi se osiguralo da se prakse i politike nisu promijenile. Pobrinite se da dobijete svježe potpise i datume, tako da, ako ste pod revizijom, postoji jasan trag papira u odnosu na prethodne verzije.
Savjet
-
Mala poduzeća često previđaju standardne procedure, ali su od vitalnog značaja za osiguranje zdravlja poslovanja.
