Sveučilište Lamar definira organizacijsku strukturu kao „formalni sustav zadataka i odnosa izvješćivanja koji kontrolira, koordinira i motivira zaposlenike kako bi surađivali u postizanju ciljeva organizacije.“ Uprava ureda može koristiti različite organizacijske strukture na temelju vrste poslovanja. Svaka struktura koja se koristi u uredskoj administraciji ima prednosti i nedostatke.Ocijenite svoj ured i utvrdite koja struktura najbolje odgovara vašim potrebama.
Funkcionalna struktura
Funkcionalna struktura stavlja ljude sa sličnim pozicijama, vještinama i zadacima u različite skupine. Zajednička funkcionalna struktura je služba za korisnike. Svaka osoba obavlja isti zadatak, koristeći istu opremu i ima zajednički cilj rješavanja pitanja kupaca. Prednosti ove strukture su u tome što je lako komunicirati s određenom skupinom, odluke se donose brzo, a obuka i razvoj učinkovitiji su jer svi uče istu stvar u isto vrijeme. Nedostaci ove strukture su u tome što ograničava raznolikost među zaposlenicima i teže je zadovoljiti promjenjive potrebe.
Struktura divizije
Strukture podjela šire su po opsegu od funkcionalnih struktura. Funkcionalna struktura temelji se na skupini ljudi s istim zadatkom, dok su odjelne strukture pod-odjeli unutar veće tvrtke. Na primjer, ako korporacija posjeduje različite marke, jedan se brand može smatrati vlastitim odjelom i ima vlastiti HR tim, marketinški tim, odnose s javnošću i izvršnu grupu nad odjelom. To omogućuje poboljšanu kvalitetu proizvoda i usluga, prilagođeno upravljanje, veći timski rad i brzo donošenje odluka. Međutim, ova struktura zahtijeva visoke operativne troškove, ne promiče komunikaciju između podjela i povećava sukobe.
Ravna struktura
Ravna struktura u uredskoj upravi uključuje administraciju i članove tima u procesima donošenja odluka, brainstorminga i povratnih informacija. Ravna organizacija ima ograničene razine hijerarhije kada su u pitanju administrativne razine. Ova struktura potiče otvorenu komunikaciju i uključuje demokratske i delegativne upravne stilove.
Visoka struktura
Visoka organizacijska struktura ima višestruke razine administrativnog vodstva. Visoka organizacija sprječava članove ureda da komuniciraju s upravom. Povratne informacije se ne potiču, a od zaposlenika se očekuje da bez sumnje poštuju zapovijedi uprave. U visokim organizacijskim strukturama često se koristi autoritativni administrativni stil, koji se najčešće primjećuje u policiji i vojsci.
