Sigurnosni službenici trebaju uspostavljen skup politika i postupaka koji će ih voditi u svojim postupcima. Ovaj skup postupaka trebao bi biti na svakom utvrđenom mjestu za referencu i trebao bi biti potreban za čitanje. Ovi se protokoli dostavljaju na obuci i potvrđuju od strane službenika. Odstupanje od ovih uspostavljenih protokola otvara vrata odgovornosti i sudskim postupcima za sve uključene.
Značaj
Značaj uspostavljenih protokola za službenike sigurnosti je najvažniji. Bez postavljene politike da se policajci povuku, to omogućuje previše prostora za časnike da se "nadoknade kako idu zajedno" - često u nepoznavanju lokalnih zakona i mandata ili najboljih praksi namijenjenih ograničavanju odgovornosti.
Vrste protokola
Postoje tri vrste protokola za službenike za sigurnost: priručnici o politici i procedurama, narudžbenice i zapisnici. Svaki od tih protokola odnosi se na različite razine organizacije koje se spuštaju od cijele tvrtke do pojedinačne web-lokacije i na kraju na određene postove na svakoj web-lokaciji.
Opća politika i postupci
Roditelj protokola službenika za sigurnost je priručnik o pravilima i procedurama. Ovaj priručnik opisuje osnovna očekivanja i smjernice za službenike za sigurnost koji su u cijeloj tvrtki. Priprema se iz najboljih praksi i obično pregledava tim za ljudske resurse ili tvrtka, kao i stručnjak za radno pravo. Ovaj priručnik je uveden u obuku, a njezini načini objašnjeni su jednostavnim izrazima i njegovim sadržajem priznat je i praćen.
Narudžbe po pošti
Kada službenik za sigurnost stigne do radnog mjesta, susreće se s vrlo specifičnim radnim mjestom koje zahtijeva vrlo specifične protokole. Metoda koja se rješava odgovornošću prolazi kroz koncept po narudžbi. Ovi pisani nalozi, ispravno provedeni i pregledani od strane upravljačkog elementa, precizno opisuju „što, kada, gdje i kako“ mjesto s najmanjom mogućom dvosmislenošću. Prilikom preuzimanja radnog mjesta po prvi put, službenik za sigurnost mora pročitati naloge i provjeriti jesu li izmjene u skladu s narudžbama.
Propusni zapisi
Zapisnik o propuštanju važan je protokol u kojem se čuvaju najnovije informacije u stvarnom vremenu. To je nešto što se može uhvatiti za svaki problem koji je relevantan za nadolazećeg službenika koji nije obuhvaćen priručnikom o općim pravilima i postupcima, ili određenim poštanskim nalogom. Primjerice, ako je post obaviješten da će „crveni cementni kamion s registarskom oznakom 12345 biti dopušten samo s propusnicom samo u utorak“, ta se informacija upisuje u zapisnik o propuštanju. Na taj se način post-narudžbe trenutačno mogu mijenjati za ovu iznimku.
Duljina protokola
Protokol za službenike sigurnosti, bilo da se radi o poštanskim nalozima ili politikama i procedurama, mora biti dovoljno dugačak i dubok da pruži široke smjernice za većinu scenarija. Međutim, pažnja se koristi kako bi se izbjeglo stvaranje dokumenata koji su nepotrebno dugi i prekomjerni. Protokoli koji su previše glomazni ili čak kontradiktorni, zbunjujući policajci koji se često nalaze daleko od onih koji su pisali zapovijedi.
