Robert Kent, bivši dekan Harvardske poslovne škole, rekao je to najbolje: "U poslovanju, komunikacija je sve." Često se naziva soft vještina, komunikacija pruža bitnu vezu između svih temeljnih funkcija u organizaciji. Kada se osoblje i uprava učinkovito uključe u sve oblike pisane i usmene komunikacije, organizacija poboljšava svoju profitabilnost i vjerodostojnost unutar poslovne zajednice.
Standardizirajte metode komunikacije. Svaki pojedinac unutar organizacije ima željeni stil komunikacije: e-poštu, govornu poštu, dopise, intranet tvrtke ili razgovore licem u lice. Problemi nastaju kada se zaposlenici u velikoj mjeri oslanjaju na jednu određenu metodu, kao što su podsjetnici, i izbjegavaju izravnu suradnju s kolegama. Ako ste menadžer ili nadzornik, jasno naznačite željeni način komunikacije za određene situacije svim zaposlenicima.
Promicati komunikaciju licem u lice. Zaposlenici mogu vješto komunicirati činjenične informacije elektroničkim putem putem e-pošte, intraneta, faksova i govorne pošte. Ali oni moraju koristiti izravniji pristup kada se bave ljudskim emocijama; na primjer, promocije, demotije, opomene, razlike u mišljenjima i čestitke.
Vježbajte aktivno slušanje. Ići dalje od slušanja samo sadržaja govora pojedinca. Slušajte cijelu osobu pažljivo promatrajući izraze lica, kretnje i promjene u držanju. Slušajte bez osuđivanja i suzdržite se od prekida. U odgovarajućim razmacima ponovite ono što mislite da ste čuli i zamolite zaposlenika za daljnje pojašnjenje.
Poštujte različitost. Radno mjesto više nije homogeno; zaposlenici odražavaju razlike u dobi, rasi, etničkoj pripadnosti, tjelesnim sposobnostima i seksualnoj orijentaciji. Kao voditelj ili supervizor morate biti svjesni različitih načina komunikacije i rada. Na primjer, neki azijski zaposlenici možda se ne osjećaju ugodno s izravnim kontaktom s očima. U tim slučajevima komunikacija licem u lice može biti nezgodna i stresna.
Povećajte sudjelovanje zaposlenika tijekom sastanaka. Odredite drugog voditelja na svakom sastanku; to će svakom zaposleniku dati priliku da poboljša svoje vještine vođenja i komunikacije. Započnite svaki sastanak s drugim ledolomcem i aktivno potražite mišljenja tihih zaposlenika.
