Vanjska komunikacija je način na koji tvrtka ili organizacija komunicira s onima izvan organizacijske strukture. To se kreće od kupaca i klijenata, do pružatelja komunalnih usluga i poslovnih partnera, do subjekata za prikupljanje sredstava i, u osnovi, do svakoga tko nije na platnom spisku tvrtke. Dobra vanjska komunikacija jednako je važna kao i dobra interna komunikacija, tako da je potrebno voditi računa o tome da oni izvan tvrtke dobiju jednaku brigu i poštovanje kao i oni unutar tvrtke.
Prikupite vanjske povratne informacije. Povratne informacije odnose se na izvješća koja su poduzeću dali svi vanjski izvori, a koji navode prednosti i slabosti u vašoj sposobnosti pružanja usluga i proizvoda. Bez obzira na to hoće li se korisnici žaliti ili klijentima nudite ankete koje ocjenjuju vašu izvedbu ili koriste drugu metodu, povratne informacije će ukazati na nedostatke u vašoj komunikacijskoj sposobnosti.
Obratite se na probleme s vanjskom komunikacijom koje ste pronašli. Možda ćete otkriti da klijenti osjećaju da se s njima ne postupa s poštovanjem, ili da su im predstavnici tvrtke odgovorni za trčanje. Možda ćete primijetiti da vaša usluga e-pošte pogrešno označava e-poštu od klijenata kao neželjenu poštu, tako da zahtjevi i pitanja nisu primljeni. Postoje stotine potencijalnih vanjskih komunikacijskih problema. Kada otkrijete točno što uzrokuje pogrešnu komunikaciju, možete nastaviti.
Stvorite rješenje za vanjske komunikacijske probleme. Na primjer, ako klijenti navode da zastupnici koriste previše tehničkog žargona, onda obučite predstavnike da se riješe što je moguće jednostavnije. Ako vaši klijenti prijavljuju da telefonska usluga ne funkcionira, popravite je i postavite da bude što jednostavnija za navigaciju. Ako klijenti na mreži žele više informacija, ažurirajte svoju web-lokaciju i možda im ponudite način praćenja narudžbi ili dobivanja trenutne pomoći od predstavnika. Bez obzira na rješenje, trebalo bi se pozabaviti problemom i predstaviti izvediv popravak.
Prikupite povratne informacije o rješenju za problem vanjske komunikacije. Morate dobiti osjećaje onih na koje utječe rješenje kako biste vidjeli je li riješio problem, kako za zaposlenike vaše tvrtke tako i za vanjske predstavnike koji sudjeluju u procesu vanjske komunikacije.
