Proračunski sastanci su važni jer vam omogućuju da predstavite svom šefu ili nadređenima gdje stoji vaš projekt u smislu proračuna. Na sastanku možete razgovarati o mogućim povećanjima ili smanjenjima dodijeljenog proračuna i predložiti načine za smanjenje troškova kako bi proračun ostao na putu. Proračunski sastanci također vam omogućuju da se izjasnite za više sredstava za svoj projekt ili posao. Ukupni proračunski sastanci određuju kako odjel ili tvrtka radi financijski, te postavljaju ciljeve i ograničenja za kontrolu novca i ostaju profitabilni. Relativno je lako uspostaviti sastanak o proračunu.
Stavke koje su vam potrebne
-
Sala za konferencije ili sastanke
-
Usluga e-pošte
Odredite tko bi trebao prisustvovati sastanku o proračunu. Obično biste trebali pozvati glavnog financijskog direktora vaše tvrtke, potpredsjednika za financije ili druge osobe u upravljačkom timu tvrtke koji je zadužen za financije. Ako radite za veću tvrtku, pozovite osobu u uredu koji upravlja novcem, kao kontrolor ili upravitelj računovodstvenog odjela. Također biste trebali pozvati svog šefa, voditelja projekta i sve druge članove višeg osoblja koji su povezani s vašim projektom ili odjelom.
Provjerite rasporede svih osoba koje pozivate na sastanak. Potražite zajedničke otvore kada je svatko na rasporedu da bude u gradu i u uredu. Neki uredski alati, kao što je Microsoft Outlook, omogućuju vam pregled rasporeda i dostupnosti drugih suradnika.Ako ne možete pristupiti svačijim rasporedima, pitajte njihove pomoćnike ili pojedince kako izgleda njihova nadolazeća dostupnost.
Odaberite trajanje sastanka, kao što je 30 ili 60 minuta. Ostavite dovoljno vremena za predstavljanje informacija o proračunu i ostavite prostora za pitanja i vrijeme za raspravu. Ako mislite da će vam trebati sat vremena za prikazivanje informacija o proračunu, odaberite trajanje od 90 minuta kako biste omogućili dodatno vrijeme.
Odaberite dan i vrijeme sastanka na temelju dostupnosti svih sudionika i trajanja sastanka. Ako će vaš sastanak trajati 90 minuta, odaberite prvo 90-minutno vremensko razdoblje kada su svi dostupni.
Pošaljite obavijest o zahtjevu za sastanak putem e-pošte i zatražite od svih primatelja da navedu hoće li prihvatiti zahtjev za sastanak ili ne mogu to učiniti. Ili postavite sastanak na starinski način tako što ćete ga rezervirati osobno ili putem pomoćnika sudionika. Kada zatražite sastanak osobno ili putem e-pošte, ukratko navedite pregled na visokoj razini dnevnog reda sastanka: smanjenja proračuna, financijska izvješća, status proračuna i tako dalje.
Odgodite sastanak ako osobe koje trebaju biti tamo ne mogu prisustvovati. Odaberite sljedeće slobodno mjesto kada su financijski nadzornici i ostali potrebni ljudi dostupni za planirano trajanje sastanka.
Podsjetite sve prisutne na nadolazeći sastanak tog tjedna ili tog jutra. Ako ste zahtjev za sastanak poslali putem e-pošte, softver može automatski podsjetiti prisutne na elektroničku obavijest.
Savjet
-
Postavite redovite proračunske sastanke kako biste se sastajali s istim ljudima svaki mjesec ili tjedan kako biste razgovarali o proračunu projekta ili odjela.
