Dobra komunikacija s dobavljačima vaše tvrtke ključna je za održavanje glatko funkcionirajućeg lanca opskrbe. Kada se vaša tvrtka preseli, želite biti sigurni da su svi vaši dobavljači obaviješteni i da imaju vremena za ažuriranje informacija o kontaktima i dostavi. Pismo promjene adrese nije teško pripremiti, ali morate malo planirati. Izbjegavajte napuštanje zadatka do zadnje minute.
Sastavite sveobuhvatnu mailing listu dobavljača svoje tvrtke. Započnite s izradom popisa najmanje šest tjedana prije datuma stupanja na snagu poslovnog preseljenja, kako biste ranije mogli slati pisma s adrese. Možda ćete u nekim slučajevima morati poslati više slova. Na primjer, dobavljač može imati odjel za naručivanje i otpremu koji je odvojen od ureda za naplatu. Trebali biste obavijestiti oboje.
Stavite informacije o promjeni adrese samo u tijelu pisma dobavljačima. Koristite memorandum tvrtke ili stavite svoju trenutnu adresu i podatke za kontakt u pozdrav ili zatvaranje pisma nakon uobičajenog formata poslovnog pisma.
Kažite dobavljačima da se vaša tvrtka seli u prvi stavak pisma i da navede datum promjene. Stvarni potez može potrajati nekoliko dana, stoga navedite točan datum na koji se korespondencija i pošiljke moraju poslati na novu adresu. Objasnite zašto se tvrtka kreće. Na primjer, obavještavanje dobavljača da se tvrtka širi i treba veće postrojenje omogućuje im da znaju što se događa na način koji stvara povoljan dojam. Ako postoji razdoblje tijekom kojeg se operacije zatvaraju, navedite datume kada će se poslovanje zatvoriti.
Stavite novu ulicu tvrtke u drugi stavak. Ako poštanska adresa bude drugačija od adrese, uključite je i. Navedite sve ostale podatke o kontaktu koji se mijenjaju, kao što su telefonski brojevi. Pošaljite pismo s promjenom adrese najmanje tri tjedna prije premještanja kako bi dobavljači imali vremena ažurirati svoje zapise. Konačno, dostavite telefonski broj ili adresu e-pošte za dobavljače da postavljaju pitanja ako je potrebno.
Savjet
-
Pratite svoje pismo e-poštom tražeći potvrdu da je pismo s promjenom adrese primljeno i podsjećajući prodavače na predstojeće premještanje. Možda ćete htjeti objaviti i promjenu adrese na web-lokaciji i stranicama društvenih medija. Navedite web-adrese tih web-lokacija u pismu i poruci e-pošte.
