Mnogi ljudi neće čitati upute osim u krajnjem slučaju. Jednom kad ih ljudi čitaju, oni su korisni samo ako su napisani na jasnom, sažetom jeziku. Kada shvatite svoju publiku, bit ćete bolje pripremljeni za uvod, a zatim i za upute.
Proučite svoju publiku
Upute obično govore čitatelju kako da napravi, izgradi, upravlja ili održava proizvod ili postupak. Prvo, odredite ciljanu publiku da zna koliko dobro razumiju temu. Na primjer, ako pišete upute za nove zaposlenike, one bi trebale biti napisane jednostavnim jezikom, dok upute za više rukovodstvo mogu uključivati više žargona industrije. Upotrijebite jezik prikladan čitateljima i uključite onoliko detalja koliko je potrebno za obavljanje zadatka.
Napravite uvod
Često čitatelji preskaču narativni uvod i odmah se pomiču u upute. Jedan od načina da se čitateljima pomogne da se upoznaju je da napišu objašnjenje ili razlog za upute u numeriranom popisu umjesto u obliku stavka. Čitatelji će vjerojatno pregledati popis. Uključite svrhu uputa, tko bi trebao pročitati dokument i što uključuje, svaki pod zasebnim naslovom. Ovaj uvod također daje čitateljima trag o tome što nije pokriveno.
Koristite Active Voice
Suzdržite se od pasivnog glasa, kao što je "Bijela žica bi trebala biti umetnuta u čep A." Umjesto toga, napišite upute kao naredbe koje zahtijevaju aktivan glas, poput "Umetnite bijelu žicu u utikač A." Bilo da pišete popis, narativ ili knjižicu, razdijelite duge rečenice s više koraka u kratke upute koje su navedene pod naslovima. Razdvojite rečenice koje sadrže riječ “i” u kraće odvojene rečenice. Umjesto pisanja "Kabel bi trebao biti spojen i stavljen u crvenu utičnicu", napišite dvije rečenice koje počinju s glagolima akcije, kao što je "Splice kabel. Stavite spajani kabel u crvenu utičnicu. ”Jasan, hrabar poloţaj moţe reći nešto poput“ Zakvačite žice ”.
Odvojene radnje od objašnjenja
Vrlo često, uputama su također potrebna objašnjenja. Napišite objašnjenja na jedan od dva načina. Podebljajte stvarne upute tako da se ističu, ili dajte objašnjenja u zasebnom stupcu za referencu. Jedna taktika je postaviti korake na jednu stranu dokumenta, s objašnjenjima u kratkom odlomku u stupcu uz bok. Drugi, učinkovitiji način je podebljavanje stvarnih uputa i dovršavanje koraka pisanjem objašnjenja. Na primjer, “Pritisnite crveni gumb tri sekunde (podebljano). To će omogućiti aktiviranje svjetla."
