Bez obzira na industriju u kojoj radite ili vrstu posla koji obavljate, neizbježno je da ćete u nekom trenutku morati sudjelovati na poslovnom sastanku. Neka radna mjesta, osobito ona u uredima, imaju nekoliko sastanaka dnevno, dok ih drugi mogu imati samo jednom u nekoliko tjedana. Bez obzira na to, važno je biti svjestan vrste tema o kojima se raspravlja na sastancima na vašem radnom mjestu, kako se treba voditi učinkovit sastanak i kakva pravila ponašanja treba slijediti tijekom sastanka. Ako ste zaduženi za vođenje sastanka, možda ćete morati smisliti ledolomce za sudionike ili voditi bilješke ili zapisnike na sastanku.
Što je poslovni sastanak?
U biti, poslovni sastanak je skup dviju ili više osoba kako bi razgovarali o idejama, ciljevima i ciljevima koji se odnose na radno mjesto. Poslovni sastanci mogu se provoditi osobno u uredu ili na drugom mjestu, ili čak putem telefona i video konferencije. Sastanci se odvijaju sa zaposlenicima, menadžerima, rukovoditeljima, klijentima, potencijalnim klijentima, dobavljačima i partnerima, i svima ostalima povezanim s organizacijom. U većini slučajeva, sastanak se mora održati kada je problem nešto što se ne može ispravno priopćiti putem telefona ili e-pošte i zahtijeva interakciju licem u lice s jednom ili više osoba.
Svrha poslovnog sastanka je često donošenje važnih odluka o organizaciji. Bilo da se radi o odlučivanju o problemu odjela, kao što je kako povećati marketinški proračun, ili veću organizacijsku problematiku, kao što je broj ljudi koje će otpustiti tijekom prijelaznog razdoblja, sastanak pomaže u jasnom prenošenju ideja. Kada se govori osobno sa važnim dionicima, lakše je učinkovito prenijeti važne informacije kako bi se donijela odluka o kojoj je riječ.
Drugi zajednički cilj sastanaka uključuje donošenje važnih obavijesti. To mogu biti organizacijske promjene, operativni planovi ili promjena u smjeru tvrtke. Često se sastanci održavaju kada se viši rukovoditelji pridruže ili napuste tim ili kada tvrtka slavi veliku prekretnicu ili uspjeh. Takvi sastanci mogu povećati angažman zaposlenika i organizacijsku harmoniju.
Poslovni sastanci također pomažu u rješavanju sukoba i rješavanju složenih problema. Sukob može biti česta pojava na radnom mjestu, s mnogo različitih osoba koje rade zajedno u timu. Dok je neki sukob zdrav i može poticati rast, on također može biti nepoželjan i zahtijeva brzo rješavanje. Održavanje sastanka može pomoći stranama u sporu da postignu sporazum. Veći problemi koji uključuju više dionika imaju veće šanse da se riješe na poslovnom sastanku kada su svi važni ljudi na jednom mjestu i rade na istom cilju.
Razmatranje napretka poduzeća ili projekta također je zajednički cilj poslovnih sastanaka. Ovdje organizacija prati kako se tim bavi određenim projektom ili kako se poduzeće u cjelini suočava s planiranim ciljevima prihoda. Čestim sastancima za provjeru napretka, organizacije osiguravaju da su sve relevantne strane svjesne statusa važnih rezultata.
Kako pokrenuti učinkovite poslovne sastanke
Dok poslovni sastanci pomažu organizacijama da donose odluke i rješavaju složena pitanja, ponekad mogu biti neučinkovita upotreba vremena ako se ne pokreću ispravno. Kada ljudi dolaze na sastanke nepripremljeni, ne obraćajte pažnju i ne pratite akcijske stavke, to se može smatrati gubitkom vremena. Kako bi se osiguralo učinkovito korištenje vremena, potrebno je aktivno uključiti i organizatora i sudionike poslovnih sastanaka. Ako organizirate sastanak, pripremite dnevni red sastanka, navodeći točno ono što će biti pokriveno. Ako postoje stavke za koje bi se polaznici trebali pripremiti, svakako im dajte dovoljno vremena za to. Neki se sastanci održavaju rutinski, kao što su tjedne dodirne točke tima. Za takve sastanke napravite predložak za dnevni red i svaki tjedan ispunite jedinstvene stavke.
Pažljivo pregledajte popis sudionika i pozovite samo ključne dionike na sastanak. Ako se netko tko mora biti na sastanku ne može prisustvovati, možda ćete morati odgoditi raspored kako bi ih prihvatili. Inače, vođenje sastanka s nestalim dionikom koje je potrebno za donošenje odluka može se pokazati neučinkovitim.
Vrijeme je dragocjeno i važno je poštovati činjenicu da ljudi koji prisustvuju vašem sastanku oduzimaju vrijeme za to. Zbog toga je od vitalnog značaja osigurati da sastanak počne i završava na vrijeme. Prilikom pripreme dnevnog reda odlučite koliko ćete vremena potrošiti na svaku stavku i pokrenite sastanak po satu. Ako smatrate da se sastanak odvija izvan staze, uspostavite ga tako da zamolite ljude da se drže tema na dnevnom redu. Ako se pojave druga važna pitanja, upišite ih u daljnju raspravu na drugom mjestu.
Kako bi se osiguralo da nijedna važna stavka koja je iznesena na vašem sastanku nije propuštena, vodite bilješke, također zvane minute. Tijekom sastanka možete ih napisati ili upisati sami ili na sastanku odrediti nekog drugog da preuzme bilješke za vas. Na taj ćete se način moći usredotočiti na raspravu. Nakon sastanka svakako pregledajte bilješke, dodajte sve nedostajuće stavke i pošaljite ih važnim dionicima. Imati pismenu evidenciju o tome što se raspravljalo na sastanku može biti korisno ako se u budućnosti pojave problemi.
Nakon završetka poslovnog sastanka, svakako pratite bilo koju akciju koju ste odlučili. Možda ćete morati poslati podsjetnike svojim kolegama ili kontaktirati s njima kako biste bili sigurni da su ispunili svoje zadatke.Ako postoje neka neriješena pitanja koja nisu dovršena do roka, možda ćete morati voditi dodatnu raspravu s tom osobom.
Ledolomci za poslovne sastanke
Neki poslovni sastanci, osobito oni u kojima se polaznici ne poznaju jako dobro, zahtijevaju prekidače leda. Zabavna pitanja ili kratke aktivnosti na izgradnji tima mogu pomoći u ublažavanju napetosti i svima staviti na jednake uvjete. Jedan od najjednostavnijih načina za razbijanje leda na sastanku je postaviti pitanje koje otkriva jedinstvenu ili zanimljivu svirku o svakoj osobi. Odgovori na takva pitanja pomažu ljudima da se međusobno povežu. Neki primjeri uključuju:
- Ako ste životinja, koja bi bila i zašto?
- Gdje je najzanimljivije mjesto gdje ste bili?
- Ako biste mogli susresti bilo koju povijesnu ličnost, tko bi to bio i zašto?
Pitanja koja se tiču leda ne moraju se baviti temom sastanka. Osmišljeni su kako bi naveli ljude da razgovaraju i slušaju jedni druge. Još jedan veliki ledolomac za sastanke uključuje svakog sudionika koji govori dvije istine i laž, a ostali sudionici moraju pogoditi koja je stavka laž. Ovo je sjajan način da upoznate ljude na sastanku. Ledolomci također mogu doći u obliku grupnih aktivnosti. Na primjer, zamolite ljude na sastanku da pronađu nekoga na sastanku koji ima nešto zajedničko s njima, poput kućnog ljubimca ili marke automobila. To prisiljava ljude da napuste svoja mjesta i razgovaraju s drugima s kojima možda uopće ne razgovaraju.
Neke aktivnosti ledolomca uključuju pripremu dijela organizatora sastanka. Jedna aktivnost uključuje pisanje imena slavnih na male komadiće papira i stavljanje imena na poleđinu svakog sudionika. U ovoj igri, svaki sudionik mora pitati da ili ne pitanja o osobi čije je ime na leđima, pokušavajući pogoditi tko je to.
Poslovna susreta
Dok će kultura vaše organizacije obavijestiti kako se trebate ponašati na poslovnim sastancima, postoje neki aspekti etiketa susreta koji su univerzalni. Jedan od najboljih načina da prisustvujete sastanku je da se pripremite. To znači znati što je na dnevnom redu i što je učinio pripremu ili istraživanje da ide zajedno sa stvarima za koje ste odgovorni. Na primjer, ako stavka dnevnog reda uključuje raspravu o marketinškom planu na kojem radite, važno je da odete na sastanak s napomenama o planu u rukama, spremnim da ih detaljno raspravite. Također je jednako važno stići na vrijeme.
Usmjeravanje na sastanak umjesto vašeg pametnog telefona ili prijenosnog računala još je jedan način da pokažete svoju profesionalnost, stoga isključite telefon i zatvorite prijenosno računalo tijekom sastanka. Ako za sastanak trebate pristupiti datotekama na prijenosnom računalu, svakako isključite e-poštu kako ne biste bili ometeni dolaznim porukama. Zapamtite da sastanak zahtijeva vašu pažnju i dijeljenje između telefona ili prijenosnog računala neće rezultirati učinkovitom raspravom.
Biti dobar slušatelj i aktivni sudionik su središnji aspekti sudjelovanja na poslovnom sastanku. Svakako pratite ono što ljudi govore, postavljajte pitanja kada niste sigurni u nešto i pružite odgovore ili uvid o stvarima za koje ste odgovorni. Vaš govor tijela također je dio aktivnog sudionika; to znači da je sjedenje visoko, a ne spušteno u stolici i kontakt s očima s kojima razgovarate.
Ovisno o vrsti sastanka koji pohađate, organizatoru sastanka ili osobama s kojima ste se sastali možete poslati poruku zahvale. To bi moglo biti prikladno ako se sastajete s važnim klijentom ili potencijalnim klijentom. Možete im zahvaliti za svoje vrijeme i ponoviti neke važne stvari o kojima ste razgovarali na sastanku kako biste pokazali svoj entuzijazam.
Predložak za sastanke poslovnih sastanaka
Kada ste zaduženi za snimanje zapisnika sa sastanka, to može izgledati kao stresan posao. Nekoliko savjeta može vam pomoći da uočite sve važne točke na sastanku, a da ništa ne propustite. Važno je razumjeti svrhu minuta. Bilješke snimljene tijekom sastanka trebale bi biti pisani zapis o onome što se tamo dogodilo. Ove bilješke mogu biti korisne za polaznike da zapamte ono što je rečeno ili mogu pružiti slom sastanka za one koji nisu bili u mogućnosti prisustvovati. Zbog toga je važno ukloniti sve ključne stavke o kojima se raspravljalo tijekom sastanka, uključujući donesene odluke, zadaće ili sljedeće planirane korake i postignute rezolucije.
Prije dolaska na sastanak napišite jednostavan predložak koji možete popuniti tijekom bilježenja. Uzmite primjerak dnevnog reda sastanka i koristite ga kao vodič. Na vrhu dnevnog reda, dodajte prostor za bilježenje imena svih sudionika sastanka. Ako nedostaju ključni dionici, željeli biste to primijetiti iu slučaju da ih kasnije trebate kontaktirati. Ovisno o vrsti sastanka i temama o kojima će se raspravljati, postoji nekoliko stavki koje možete dodati u predložak minuta:
- Datum i vrijeme sastanka.
- Datum i vrijeme sljedećeg sastanka, ako je zakazano.
- Imena sudionika i imena svih ključnih zainteresiranih strana.
- Odluke koje su donesene ili opcije o kojima se raspravljalo za svaku točku dnevnog reda.
- Sljedeći koraci za svaku točku dnevnog reda.
- Točke dnevnog reda koje se nisu raspravljale na sastanku, ali će se prenijeti na sljedeći sastanak.
- Bilo koji novi posao koji nije naveden na izvornom planu.
- Zadaci ili radnje i pojedinci kojima su dodijeljeni, uključujući datume dospijeća ako su navedeni.
Razvijanjem predloška za zapisnike o sastancima bit ćete u boljoj poziciji da zabilježite važne stavke o preuzimanju i pratite sve potrebne poslove nakon sastanka.
