Bilo da je sastanak bio s kolegama ili natjecateljima, uvijek ste dobro savjetovani da sumirate ono o čemu se raspravljalo, a posebno ono što je odlučeno, i to u pisanom obliku, što je prije moguće nakon toga. Možete kombinirati relevantne dijelove iz biblioteke poslovnih dokumenata, kao što je onaj na "Inc." Web stranica časopisa.
Stavke koje su vam potrebne
-
Bilješke ili druge zapise sa sastanka
-
Dokumenti na koje se upućuje ili se distribuiraju na sastanku
Počnite s prijateljskom, ali jasnom rekapitulacijom datuma, vremena i mjesta sastanka, koji su prisustvovali u kojim kapacitetima i kratkoj izjavi o svrsi sastanka. Primjerice, "Dragi Mike: Hvala još jednom što ste jučer ujutro sa mnom i Steveom proveli odjel za umjetnost, raspravljajući o planovima za redizajn vašeg pakiranja."
Pregledajte koji su dokumenti i materijali predstavljeni na sastanku i bilo kakve značajne stavke o njima: "Drago mi je što ste Steveove ideje voljeli onoliko koliko i ja. Složili smo se da heksagonalna kutija daje vašem proizvodu značajnu promjenu kako bi se skrenula pozornost na značajke koje dodajete iduće godine, ali izgradnja leži horizontalno na polici bit će stabilnija i omogućit će nam da oba kraja učinimo lagano konveksnim, umjesto jednog ravnog, a drugog proširenog mjesta bez stvarne veze s proizvod."
Navedite izvješća o svim akcijskim stavkama dogovorenim na sastanku: "Steve se obvezao da će danas imati nove specifikacije dizajna za našu proizvodnu jedinicu, i trebali bi mi moći dati nove podatke o troškovima za horizontalni karton do kraja tjedna. Steve i oboje ću biti razočarani ako te brojke nisu najmanje 20 posto niže od procjena koje smo imali jučer za uspravnu, naglašenu kutiju, budući da će izmišljotina biti simetrična i manje složena za uklapanje. Odluka o tome hoće li kopča pojasa biti ispisana ili reljefna, i želite li na njoj metalnu tintu, prije nego što možemo izdržati troškove."
Odredite rokove za sljedeće korake svih strana: "Zapisao sam da ste mislili da možete donijeti te odluke danas ili sutra. To bi nam omogućilo da vam se javimo do završetka radnog ponedjeljka s dovoljno financijskih podataka da možemo početi. formalizirati ugovor."
Zatvorite pismo na prijateljski način koji odgovara prirodi sastanka i ponovite planove za sve druge sastanke koje ste zakazali: "Uvijek je zadovoljstvo sastati se s vama. U utorak imam ručak u vašem uredu na mom kalendaru, kada ću donijeti rukopis na kojem radi Steve. Molim vas, javite mi ako nam se Jan doista može pridružiti."
Savjet
-
E-pošta je u redu kao način za slanje praćenja na pravodoban način, ali uvijek je najbolje poslati poštansku kopiju, osobito kada je sastanak uključivao više tvrtki i pitanja koja će kasnije biti formalizirana u ugovorima i narudžbama za kupnju. Kopije prepisnog pisma pošaljite svima koji su prisustvovali sastanku ili su navedeni u pismu po imenu, funkciji ili odjelu.
