Tehnički prijedlog je jedan od najvažnijih zadataka u poslovnom ili tehničkom pisanju. Dobro napisan prijedlog može osigurati vašoj organizaciji novog klijenta za prodaju, veliki projekt ili financiranje istraživanja ili drugih aktivnosti. Za mnoge organizacije, učinkoviti tehnički prijedlozi bitni su za njihov daljnji uspjeh.
Stavke koje su vam potrebne
-
Zahtjev za prijedlog (RFP)
-
Softver za obradu teksta
Proučite zahtjev za prijedlog ili RFP, pažljivo. Mnoge organizacije šalju RFP-ove kada žele prijedloge za proizvod ili uslugu. RFP-ovi sadrže smjernice o tome što bi prijedlozi trebali pokrivati, kao i kada i kome treba podnijeti. Dobar prijedlog ne bi trebao odstupati od smjernica u RFP-u. Nažalost, neki RFP-ovi mogu biti nejasni, nudeći malo smjernica. To je posebno problematično kada pokušavate razviti procjene troškova u svom prijedlogu. Korak 4 će ponuditi prijedloge za suočavanje s nejasnim ili nejasnim RFP-ovima.
Planirajte svoj prijedlog prije nego ga napišete. Često možda ne znate više o klijentu ili izvoru financiranja nego što je u RFP-u. Napravite domaću zadaću i saznajte što možete o organizaciji i njezinim donositeljima odluka. Zatim provedite neko vrijeme u razmišljanju o potrebama organizacije. Prijedlozi koji pokazuju malo ili nimalo razumijevanja potreba klijenta često proizlaze iz prebrzog pisanja bez uzimanja vremena za razmišljanje o klijentu.
Izradite prijedlog. Varijable kao što su veličina i opseg projekta, kao i potencijalni klijent koji će primiti vaš prijedlog, odredit će duljinu i format. U nekim situacijama prikladan je i kraći prijedlog za podsjetnik. Druge situacije, kao što su veliki projekti ili prijedlozi za dodjelu bespovratnih sredstava poslanih velikim organizacijama, zahtijevat će dulje prijedloge napisane poput formalnog tehničkog izvješća.
U tijelo prijedloga uključite raspored roba ili zadataka koji se mogu isporučiti i procjenu troškova. Slijedite specifikacije u RFP. Ako je RFP nejasan, postoji više načina na koje možete riješiti ovo. Jedan od prijedloga je ponuditi svom potencijalnom klijentu niz opcija od kojih odabrati. Alternativa je da napravite vlastite pretpostavke i navedete ih u prijedlogu. Treće, možete kontaktirati potencijalnog klijenta i postaviti mnoga pitanja. Mnogi klijenti će to cijeniti, jer pokazuje da vam je stalo do projekta.
Prijedlog organizirajte tako da privuče pozornost čitatelja i usmjerite ih na ključne točke. Počnite sa sažetkom koji sažima vaš prijedlog. Proširite detalje, uključujući troškove, u glavnom dijelu prijedloga. Završite zaključkom koji naglašava prednosti odabira vaše tvrtke. Držite sažetke, sažetke i zaključke sažetim i bez tehničkog žargona kako bi bili dostupni svim čitateljima, bez obzira na tehničko znanje. Iznesite tehničke detalje u tekstu prijedloga.
Uredite i oblikujte svoj prijedlog, pazeći da nema grešaka i da je dokument jednostavan za čitanje. Naglasite kako će vaš projekt služiti potrebama klijenta. Razmotrite objašnjenje kvalifikacija ključnog osoblja za projekt koji predlažete. Upotrijebite popise (bilo s oznakama ili brojevima) da biste označili ključne točke. Koristite zaglavlja i podnaslove za razbijanje velikih blokova teksta.
Savjet
-
Formulirajte svoj prijedlog s pristupom "sažetak, tijelo, zaključak" ili ABC.
Utvrdite potrebu za onim što se predlaže.
Budite realni u procjeni troškova i rasporedu.
Usredotočite pažnju na zaključak - ovo je vaša šansa da ostavite trajan dojam.
Provjerite je li lako pronaći informacije o troškovima, jer će ga čitatelji tražiti.
