Radovi u razgovornim točkama navode ključne činjenice i ideje vezane uz određenu temu ili događaj. Koristeći se opsežno u odnosima s javnošću i komunikacijama, dokumenti koji govore govore pomažu onima koji su odgovorni za razgovor s javnošću pružiti jasne, točne i dosljedne informacije. Radovi za razgovore koriste se kako bi doprli do javnosti radi pružanja informacija i odgovaranja na javne upite tijekom krize. "Govoreći jednim glasom" koristeći zajednički radni dokument, organizacija može povećati učinkovitost svog komunikacijskog programa.
Pisanje papira s govornim točkama
Prije početka rada na papiru za razgovor, morate biti sigurni da imate točne informacije. Potražite one koji su najviše uključeni. Na primjer, ako trebate stvoriti točke razgovora u vezi s proračunskim problemom, izravno razgovarati s višim rukovoditeljem s nadzorom proračuna. Nemojte se oslanjati na riječ. Pitajte svojeg izvora detaljna pitanja i zatražite od nje da pokuša ne "vrtjeti" ili sugercoat detalje. Pobrinite se da napravite detaljne bilješke.
Vaš će se papir za razgovor sastojati od niza oznaka, svaka s jednom ili više rečenica koje slijede. Nema potrebe za uvodom ili drugim tekstom. Naslov je: "Informacije za javnost". Ne označavajte papir za govorne točke "povjerljivim". Ne pokušavate ništa sakriti, a informacije o papiru za razgovor su za javnost.
Počnite s činjenicama: tko, što, gdje i kada. Stavite se na mjesto osobe bez znanja o vašoj tvrtki ili organizaciji, povijesti ili nedavnim aktivnostima. Vaša prva točka treba jednostavno navesti činjenice situacije. Na primjer: "Tvrtka X će 1. srpnja smanjiti 30 posto svoje domaće radne snage u tvornicama u Oregonu i Idahu." Ove osnovne informacije pružaju se u razgovornim točkama, tako da oni koji dostavljaju informacije ne slučajno naprave pogrešnu činjenicu, što dovodi do zabune.
Sljedećih nekoliko metaka treba pružiti detaljnije informacije o procesu ili aktivnosti. Ako vaši govorni papiri reagiraju na negativan događaj, podijelite pozitivne informacije, ali nemojte pokušavati podcijeniti negativne rezultate. Mediji i javnost žele informacije o pojedinostima. Na primjer: "Koji je postupak za obavještavanje radnika kada će oni biti ukinuti? Hoće li biti otpremnine ili prekvalifikacije?" Pokušajte predvidjeti ta pitanja i pripremite odgovore. Zapamtite, riječi koje odaberete za svaku od tih točaka ponovno će koristiti oni koji dostavljaju vijesti.
Konačne bilješke u dokumentima s govornim točkama trebaju se usredotočiti na osnovnu poruku koju želite da vaš govornik napusti. To može biti ključna činjenica, plan ili vizija. Na primjer: "Žalosni smo zbog problema koje znamo da će se obitelji suočiti kao rezultat ove odluke, ali se nadaju gospodarskim oporavkom da će to biti kratkoročni rezovi". U svakom slučaju, nemojte u svoje govorne točke uključiti papirne točke koje ne želite da vaš glasnogovornik iznese. Razgovori nisu privatni dokumenti i mogu ih čitati mediji.
Nakon što završite s radom, razgovarajte s onima koji su uključeni i sa višim rukovoditeljima u vašoj organizaciji na pregled. Uključite bilo kakve povratne informacije i izradite popis raspodjele koji uključuje one koji će vjerojatno biti zamoljeni da govore ili dijele informacije s javnošću. To može uključivati izvršnu osobu ili uključenog voditelja, glasnogovornika, druge koji su uključeni u komunikaciju u vašoj organizaciji i osoblje s ulogama koje uključuju javnost.
Savjet
-
Budite iskreni i jasni. Držite svoje točke kratko. Manje je bodova bolje. Zvučnici se mogu sjetiti samo nekoliko točaka odjednom.
Upozorenje
Nikada ne stavljajte informacije u govorne točke koje ne želite objaviti. Ne pretjerujte s pozitivnim.
