Komentiranje radnog učinka zaposlenika može se obaviti tijekom godišnje ocjene rada ili se komentari mogu dati tijekom neformalnih razgovora s zaposlenikom. Supervizori koji ocjenjuju radni učinak zaposlenika trebali bi slijediti određene protokole i praksu poduzeća kada zaposlenicima daju povratne informacije o svojim razinama izvedbe. Komentari o radnom učinku zaposlenika trebaju biti učinjeni na racionalan, dobro dokumentiran način s dovoljno mogućnosti da zaposlenik pruži svoj doprinos.
Pregledajte dosje zaposlenika. Ako provodite godišnju ocjenu rada i namjeravate dati komentare u sklopu sastanka za ocjenjivanje, pregledajte koliko je raspoložive dokumentacije za razdoblje evaluacije. Na primjer, disciplinski i korektivni dopisi, zapisi o pohađanju nastave, radni zapisi, pohvale i samoprocjene zaposlenika su materijali koje biste trebali pregledati prije sastanka s zaposlenikom kako biste dali komentare o uspješnosti. Pogledajte radni učinak zaposlenika u cijelosti prije nego što sastavite komentare za razdoblje procjene tijekom godišnje procjene.
Zakažite vrijeme za susret s zaposlenikom o njegovoj izvedbi. Ako zaposlenik nije predvidio sastanak s vama kako bi razgovarao o izvedbi, recite joj točno što je predmet sastanka i potaknite je da donese relevantne materijale i bilješke o svojoj izvedbi. Podsjetite zaposlenika da će sastanak biti razgovor - ne jednostrano izvješće o njenom nastupu bez ikakvih uputa ili povratnih informacija zaposlenika.
Započnite sastanak na pozitivan način potvrđujući doprinose zaposlenika, njegove kvalifikacije i kako tvrtka cijeni svoje vještine i kvalifikacije. Navedite komentare i izradite sigurnosnu kopiju komentara s dokumentacijom. Držite se činjenica i osobnih zapažanja o pitanjima vezanim za posao. Suzdržite se od upotrebe optužujućeg tona kada dajete konstruktivnu povratnu informaciju i ne oslanjate se na informacije iz sekundarnog znanja ako ne postoji pisana dokumentacija koja bi potkrijepila zapažanja drugih. Učinkovito komuniciranje sa svojim zaposlenikom tijekom ovog sastanka je ključno. Nolo, pružatelj pravnih informacija za poslodavce, daje savjete za davanje povratnih informacija zaposlenicima u svom vodiču pod naslovom "Kako provesti evaluaciju zaposlenika". U njemu se navodi: "Usredotočite se na to koliko dobro (ili loše) radnik obavlja posao - a ne na osobne osobine ili osobine radnika."
Pregledajte specifične slučajeve u kojima ste primijetili da zaposlenik obavlja svoje radne dužnosti. Pružite uravnoteženu povratnu informaciju - drugim riječima, ne usredotočite se na strogo konstruktivnu ili negativnu povratnu informaciju, čak i ako je to bila namjera vašeg razgovora. Navedite primjere uspješnosti zaposlenika koji zadovoljavaju očekivanja tvrtke. Identificirajte područja u koja vjerujete da zaposlenik pokazuje izvrsne performanse i zabilježite područja u kojima bi mogao poboljšati svoju izvedbu.
Dokumentirajte svoj razgovor s zaposlenikom. Ako je sastanak vrhunac ocjene rada, dostavite zaposleniku kopiju dokumenta za procjenu i zatražite da ga potpiše. Ako se radi o neformalnom sastanku u kojem pružate konstruktivne povratne informacije i prijedloge za poboljšanje, angažirajte zaposlenika u dijalogu o tome kako poboljšati njezinu izvedbu. Pitajte koje treninge i resurse treba poboljšati i naznačite kada ćete s njom nastaviti s pružanjem potrebnih alata. Ako se na sastanku raspravlja o uspješnosti koja premašuje očekivanja tvrtke, recite zaposleniku da ćete sažeti svoje komentare i staviti kopiju sažetka u njezin dosje osoblja, kao i dati joj kopiju.
