U poslovnom svijetu brojni razni troškovi mogu se pojaviti na svakodnevnoj osnovi. Umjesto izdavanja narudžbenice za kupnju tih predmeta, mnoge tvrtke koriste blagajnički fond. Blagajnički fond je iznos gotovine koji tvrtka koristi za male, raznovrsne kupnje.
Blagajna transakcija
Blagajna transakcija je ona u kojoj zaposlenik ili vlasnik poduzeća uzima novac iz blagajničkog fonda radi kupnje nečega za posao. Kada pojedinac uzima novac iz blagajničkog fonda, on to bilježi u blagovremenskoj knjizi. Kupnja se tada može izvršiti za posao, a bilo koji preostali novac može se vratiti natrag u blagajnički fond. Sredstva za sitne novčane iznose često stvaraju vlasnici tvrtke i jednostavno pišu poslovni ček za gotovinu.
Otkup novaca
Novac u blagajničkom fondu može se koristiti za mnoge svrhe u redovnom poslovanju poduzeća. Na primjer, većina tvrtki mora kupiti slučajne potrepštine kao što su poštanske marke, omotnice, papir ili olovke. Neki uredi koriste sitni novčani novac kako bi platili povremene uredske ručkove, pristojbe za parkiranje ili druge troškove koji se pojavljuju tijekom dana. Vlasnik tvrtke ili voditelj odjela obično postavlja standarde za ono za što se novac može koristiti.
Praćenje blagajne
Imati količinu gotovine koja je na raspolaganju zaposlenicima zahtijeva određeni nadzor kako ne bi došlo do zlouporabe fonda. Obično je skrbnik zadužen za blagajnički fond. Tada kada netko želi iskoristiti dio novca, mora ispuniti vaučer ili neki drugi obrazac kojim traži isplatu. Nakon izvršene kupnje, osoba također mora vratiti potvrdu o transakciji skrbniku blagajničkog fonda. Na taj način skrbnik može točno pratiti kamo ide sav novac.
Svrha
Primarna svrha stvaranja blagajničkog fonda je ušteda vremena i truda. Bez blagajničkog fonda, osoba koja je zadužena za pisanje poslovnih čekova na kraju će morati pisati mnogo čekova tijekom cijelog poslovanja. Umjesto toga, pojedinac može periodično napisati ček na gotovinu, a zatim omogućiti skrbniku da nadzire taj iznos gotovine. To smanjuje količinu uključenog posla i rezultira manjim brojem transakcija.
