Tvrtke koje održavaju sitnu gotovinu za plaćanje malih potreba na zahtjev, trebale bi provoditi odgovarajuće postupke provjere sitnog gotovog novca kako bi se osiguralo da zaposlenici koriste beznačajnu gotovinu iz odgovarajućih razloga i da na odgovarajući način obračunavaju gotovinu kao što se koristi. Kad god je to moguće, osoba koja nema pristup blagajni mora biti osoba odgovorna za reviziju blagajne.
Vrijeme revizije
Revizije sitnih novčanih sredstava trebaju se provoditi nasumično i bez prethodne najave drugim zaposlenicima. Bez slučajnih revizija, zaposlenici koji “posuđuju” od sitnog novca iz osobnih razloga imaju vremena vratiti novac na mjesto prije revizije sredstava.
Ukupni sadržaj
Ujednačavanje blagajne u kutiji ili ladici prvi je korak u reviziji. Ukupni iznos svih sitnih novčanih sredstava plus potvrde za stavke koje su za plaćanje gotovog novca bile jednake ukupnoj količini gotovog novca koji se drži za korištenje. Na primjer, ako održavate 500 dolara u sitnoj gotovini i imate 150 dolara u računu za sitne novčane troškove, trebali biste imati 350 dolara u gotovini preostali u ladici. Nenaplaćeni novac ili primici trebaju biti zabilježeni u revizorskom izvješću, a svi zaposlenici koji imaju pristup sitnom novcu trebali bi biti ispitani u vezi razlike.
Pregledajte potvrde
Svaka potvrda treba jasno objasniti kupljene artikle. Ako kupljena stavka (predmeti) nije jasna iz same potvrde, stavku (predmete) treba navesti u pisanom obliku na računu zajedno s objašnjenjem koje je potrebno za trošak. Svaka kupljena stavka trebala bi predstavljati prikladnu upotrebu blagajničkih sredstava i mora biti odobrena od strane upravitelja ili nadzornika, kako je navedeno u pravilima vaše tvrtke. Svako neprimjereno korištenje blagajne, kao što je za osobne stvari, treba biti navedeno u vašem izvješću. Svako korištenje sitnog novca za pokrivanje uobičajenih operativnih troškova treba biti zabilježeno u vašem izvješću i objašnjeno od strane zaposlenika, tako da možete odrediti je li potrebno izvršiti promjene u operativnim postupcima kako bi se ti troškovi pokrili na drugi način.
Pregledajte glavnu knjigu
Svaki sitni novčani trošak treba ispravno odražavati u glavnoj knjizi računovodstva. Provjerite račune za objašnjenje troškova i provjerite je li trošak knjižen na odgovarajući račun troškova glavne knjige.
Provjerite kupljene stavke
Kad god je to moguće, trebate zatražiti da vidite stavku (predmete) kupljenu u gotovom novcu, osobito u slučaju robe koja nije potrošna. Ako su zaposlenici koristili sitni novac za kupnju male opreme ili drugih potrepština koje se ne mogu potrošiti, zaposlenici bi trebali biti u mogućnosti pokazati vam lokaciju stavke.
