Nadoknada za kilometražu u Kaliforniji regulirana je Zakonom o radu, Odjeljkom 2802 i Kalifornijskim kodeksom propisa, naslovom 8, odjeljkom 13700-13702. Ako Kalifornijski poslodavac zahtijeva od zaposlenika da vozi na službenom poslovanju tvrtke, on mora ili zaposleniku osigurati vozilo, za koje su pokriveni svi troškovi, ili nadoknaditi zaposleniku troškove vožnje. Kalifornijski zakon pruža poslodavcima određenu fleksibilnost u određivanju kako točno nadoknaditi troškove zaposlenika za kilometražu i troškove vožnje.
Osnovna nadoknada kilometraže
Pod Kalifornijskim zakonom, nadoknada kilometraže se definira kao iznos koji se isplaćuje zaposlenicima za sve "nužne troškove nastale u radu vozila koje je zaposlenik osigurao za posao." Naknada za kilometražu nije ograničena na troškove plina, već mora zaposleniku nadoknaditi dodatne čimbenike kao što su amortizacija vozila, popravci i troškovi osiguranja. Zaposlenika redovito mijenjati se ne može nadoknaditi, osim ako poslodavac stavlja ograničenja na zaposlenika tijekom mijenjati, zahtijeva zaposlenika biti na raspolaganju za rad ili usmjerava ga da obavljaju na putu. Kalifornijski zakon zahtijeva od poslodavca da vodi dnevnu evidenciju o nadoknadivoj kilometraži, te također nalaže da se isplata naknade mora izvršiti do kraja mjeseca koji slijedi nakon mjeseca u kojem je došlo do vožnje ili kada je zaposlenik podnio zahtjev. U slučaju Gattuso protiv Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007.) sud je utvrdio da postoje tri prihvatljiva načina da poslodavac iz Kalifornije može nadoknaditi troškove kilometraže - metoda "stvarni trošak", metoda "naknada za kilometražu" i "paušalni iznos" "metoda.
Metoda "Stvarni troškovi"
U metodi stvarnih troškova zaposlenici moraju poslodavcu dostaviti detaljne podatke o troškovima. Te bi evidencije obuhvaćale stvarne troškove za svaku od komponenti koje se mogu nadoknaditi za upravljanje vozilom i trebale bi uključivati proporcionalne troškove kao što su gume, nafta, osiguranje i amortizacija. Zaposlenik bi trebao izračunati dio ukupnog vremena vožnje koji je povezan s poslom i koristiti taj postotak za izračun proporcionalnih iznosa. Zaposlenik će također osigurati troškove plina. Iako je ova metoda vjerojatno najtočnija, zahtijeva detaljno izvješćivanje zaposlenika i dugotrajnu provjeru činjenica od strane poslodavca.
Metoda naknade za kilometražu
Da bi se donekle smanjio teret izvještavanja, ali i dalje osiguravaju pravičnu naknadu zaposlenicima, poslodavci mogu koristiti metodu nadoknade kilometraže. Ova metoda osigurava mjesečnu naknadu troškova temeljenu na stopi nadoknade prijeđenih kilometara interne porezne službe, za koju se smatra da je razumna stopa naknade za sve troškove nastale tijekom vožnje. Ako se zaposlenici ili poslodavac ne slažu da je stopa prihvatljiva, plaćanje se može razlikovati od stope IRS-a - ali je teret na strani tužitelja da dokaže zašto bi to trebalo biti slučaj. Prema metodi nadoknade za kilometražu, zapisi o svakom prevoženom kilometru i datum vožnje, moraju se i dalje čuvati.
Metoda "zbrojna suma"
Metoda povrata "paušalnog iznosa" omogućava poslodavcu da zaposlenima nadoknadi troškove vožnje povećavajući njihovu ukupnu naknadu. To bi mogla biti određena isplata - koja se često naziva "auto doplatak" - ili povećanje osnovice za naknadu. Ako poslodavac poveća osnovicu ili proviziju, poslodavčeva je odgovornost identificirati iznos naknade koja je namijenjena da zaposleniku nadoknadi troškove vozila. Opcija paušalnog iznosa može biti prikladna ako zaposlenici često obavljaju ista putovanja iz razloga vezanih uz posao.
