Izvršeno ispravno, isplate naknade za kilometražu mogu biti porezne olakšice za tvrtke i isključene iz oporezivog dohotka zaposlenika. Međutim, da biste dobili ovaj povoljan porezni tretman, tvrtke i zaposlenici moraju se pridržavati nekoliko smjernica Interne porezne službe. Zaposlenici koji nisu u potpunosti nadoknađeni za troškove prijeđenih kilometara mogu odbiti neuplaćeni dio kao razni odbitak.
Planovi za odbitak kilometraže
Poslodavci nisu zakonski obvezni nadoknaditi troškove za kilometražu koje imaju zaposlenici. Međutim, mnogi to odluče jer se poslovni trošak može odbiti za porezne svrhe. Da bi poduzeće zahtijevalo kilometražu kao odbitak od poreza, mora održavati dokumentaciju svih troškova koje nadoknađuje za potrebe vožnje. Na primjer, zaposlenik koji želi nadoknaditi kupljeni plin na poslovnom putovanju mora dostaviti račun za plin kako bi primio naknadu. Isto tako, zaposlenici se ne mogu nadoknaditi za kilometre prevezene kao dio njihovog normalnog putovanja na posao.
IRS Standardni kilometražni planovi
Kako bi se pojednostavio proces vođenja evidencije, IRS omogućuje tvrtkama da nadoknade zaposlenicima na temelju standardne kilometraže. Ova stopa je osmišljena tako da odgovara prosječnom trošku plina, održavanju, popravcima, licencama, osiguranju automobila, registraciji i amortizaciji na bazi po milji. Standardni broj prijeđenih kilometara bio je 56 centi po milji s obzirom na poreznu godinu 2014., ali se redovito ažurira. Prema ovom planu za nadoknadu kilometraže, zaposlenik treba samo voditi evidenciju o aktivnostima vožnje i zabilježiti poslovnu svrhu za svako putovanje.
Oporezivanje plaćanja nadoknade
Sve dok posao ima odgovoran plan, zaposlenik ne mora prijaviti nikakvu nadoknadu kilometraže kao prihod. Da bi bio odgovoran plan, zaposlenik mora potvrditi da je trošak vezan uz poslovanje, prenijeti troškove u razumnom vremenskom razdoblju i vratiti višak primljenih isplata. Ako plan poslodavca ne ispunjava te standarde, to je neobjašnjiv plan, a naknade su oporezive. U takvoj situaciji, naknada se prijavljuje zajedno s ostalim plaćama u godišnjem W-2 zaposlenika.
Porezni odbici za zaposlenike
Ako vam poslodavac ne nadoknadi u cijelosti troškove prijevoza, možda ćete moći odbiti neuplaćeni dio kao odbitak po stavkama. Nenaplaćeni troškovi zaposlenika evidentiraju se kao poslovni rashodi za zaposlenike na obrascu 2106. Da biste izračunali trošak, možete ili zbrojiti sve troškove vezane za vozilo koje ste pretrpjeli za rad ili možete koristiti standardnu kilometražu IRS-a. Obavezno isključite bilo koju milju prevezenu kao dio uobičajenog posla na posao. Razni odbitci po stavkama kao što su poslovni rashodi zaposlenika mogu se odbiti samo nakon što prelaze 2 posto vašeg prilagođenog bruto dohotka.
Ostali troškovi kilometraže
Uz neplaćeni trošak kilometraže za službena putovanja, porezni obveznici mogu odbiti milje za medicinske posjete, kretanje i milje prevezene za dobrotvornu organizaciju. IRS omogućuje poreznim obveznicima standardni odbitak kilometraže od 23,5 centi po milji za medicinske posjete i kretanje i 14 centi po milji za dobrotvorne organizacije. Porezni obveznici mogu odbiti medicinsku kilometražu kao medicinski trošak na Rasporedu A. Milje za dobrotvorne svrhe mogu se uključiti u dobrotvorne odbitke, koji se također pojavljuju na Prilogu A. Kretanje kilometraže se odbija na Obrascu 3903.
