Postoje brojna obilježja za učinkovito pisanje poslovnih izvješća. Na primjer, menadžeri bi trebali unaprijed naznačiti svoja izvješća kako bi uključili sve potrebne informacije. Osim toga, menadžeri trebaju objasniti posebne pojmove ili riječi koje su izvan tipične baze znanja čitatelja. Međutim, pet ključnih značajki naglašavaju najučinkovitije poslovne izvještaje.
Potpunost
Izvješća moraju biti potpuna u onome što pokušavaju prenijeti. Najbolji način da se osigura cjelovito pisanje izvješća je osigurati da pokrijete sve svoje ciljeve. Na primjer, ciljevi izvješća o marketinškom istraživanju mogu biti određivanje razine zadovoljstva kupaca proizvodima, cijenama i uslugama korisnicima. Osim toga, vaš cilj može uključivati otkrivanje zašto su neki kupci prestali kupovati vaše proizvode ili usluge. Struktura tipičnog poslovnog izvješća uključuje uvod, tijelo i zaključak. Trebali biste uključiti i sažetak za voditelje ili kolege koji imaju vremena samo za skeniranje rezultata vašeg izvješća. Koristite bilješke u svom sažetku i istaknite samo najvažnije točke ili nalaze.
Točnost
Vaši izvještaji uvijek moraju biti točni kada se navode činjenice ili brojke. Na primjer, marketinški menadžeri možda žele razmotriti financijske informacije u svojim izvješćima. Financijski menadžer može voditelju marketing istraživanja dati kvartalne podatke o prodaji i dobiti za dvije različite godine. Upravitelj marketinškog istraživanja mora točno izvijestiti o prodaji i dobiti kada ih uključi u izvješće. Slično tome, morat ćete izraditi sigurnosnu kopiju nekih izjava s referencama. Dakle, morate se pobrinuti da u potpunosti razumete izjave drugog autora prije nego što ih uputite.
Korištenje jednostavnog jezika
Poruka u vašem izvješću trebala bi biti jednostavna, tvrdi internetska stranica Poduzetnik. Trebate pisati izvješća kao da se obraćate nekome tko ima srednjoškolsko obrazovanje. Koristite jednostavne riječi i objašnjenja za apstraktne ideje ili teme. Menadžer također treba izbjegavati korištenje tehničkih termina kada se obraća članovima publike izvan svog polja. Na primjer, profesije marketinških istraživanja trebale bi koristiti riječi poput "višestrukog izbora" i "popuniti prazno" umjesto pojmova marketinškog istraživanja "otvorenog tipa" i "zatvorenog kraja". Također, zadržite kratke i kratke rečenice.
Ispravan pravopis, interpunkcija i glagolsko vrijeme
Jednostavno nema izgovora za ispisivanje izvješća s pravopisnim ili gramatičkim pogreškama. Izvješća uvijek pokrećite pomoću alata za provjeru pravopisa na računalu. Neka netko drugi pročita vaše izvješće o mogućim gramatičkim greškama ili pogrešnim glagolskim vremenima. U odgovarajuća mjesta svih izvješća uključite zareze, razdoblja, upitnike i uskličnike.
Koristite aktivni glas
Aktivni glas omogućuje vam pisanje autoriteta u izvješćima, za razliku od pasivnog glasa. Koristite riječi ili fraze kao što su izvršeni, upravljani i anketirani umjesto njihovih pasivnih kolega: izvršavanje, upravljanje i izmjere. Koristite riječi koje završavaju u "ed", jer one predstavljaju aktivniji glas.
