Plaće su ključni aspekt svakog poslovanja s zaposlenicima. Kako bi zaposlenici i porezi na plaće bili plaćeni na vrijeme i točno, odjel za obračun plaća mora biti strukturiran. Da bi postigao učinkovitost unutar odjela, poslodavac bi trebao dokumentirati postupke obračuna plaća. Bez obzira na to je li plaća velika ili mala, pisani postupci za obračun plaća su presudni za uspješan obračun plaća.
Napravite obrasce za obračun plaća. Odjel za obračun plaća obično usko surađuje s odjelom za ljudske resurse kako bi se osigurala pravilna plaća i obrada naknada zaposlenicima. U ovom procesu koriste se brojni obrasci: vremenske tablice / vremenske kartice, obrazac W-2, rasporedi plaća i / ili kalendari, obrasci zahtjeva za odmor, obrasci za izravnu autorizaciju depozita i obrasci za praćenje bolesnih dana. Ove obrasce možete kupiti u tiskanici ili ih tiskarska tvrtka prilagoditi.
Dokumentirajte vremenske postupke. Američko ministarstvo rada primjećuje da možete koristiti bilo koji sustav za mjerenje vremena koji želite ako je ispravan i potpun. Postupci mjerenja vremena trebali bi uključivati rokove podnošenja vremenskog prikaza i metodu za izračun vremena zaposlenika.
Na primjer, zapišite procedure za ručno računanje kartica zaposlenika za vrijeme, kao što je zaokruživanje gore i dolje do najbliže četvrtine sata. Ako imate sustav za mjerenje vremena koji automatski prenosi zaposlenike u softver za obračun plaća, dokumentirajte svoje postupke za uređivanje. To može uključivati da vam nadzornici šalju izmjene prije isteka roka.
Zapišite postupke za obradu plaća. Prilagodite svoje postupke obrade platnih spiskova tako da odgovaraju vašem platnom sustavu. Sustav obračuna plaća može biti ručni, kompjuterizirani ili vanjski (vanjski). Navedite sve postupke obrade obračuna plaća za vaš određeni sustav.
Na primjer, recimo da imate vlastiti kompjuterizirani sustav u kojem se osoblje za obračun plaća na licu mjesta i softver za obračun plaća koriste za obradu platnog spiska. Dokumentirajte kako koristiti softver. Navedite kako upisati plaće zaposlenika i kako obraditi prilagodbe plaća, izravne depozite, poreze na plaće, dane za naknade, zalihe, naknade za osiguranje i plaće za prekovremeni rad. Uključite korake za dvostruku provjeru platnog spiska prije ispisa plaća i prije zatvaranja platnog spiska.
Ako imate višestruke frekvencije plaćanja (kao što su tjedne i dvotjedne), dokumentirajte kako obrađivati svaku od njih. Postupci obrade obračuna plaća trebaju uključivati sve korake obrade, od početka svakog obračuna do kraja.
Uključite postupke naknadne obrade. Na primjer, recimo da imate računovodstveni odjel ili vanjsku poreznu tvrtku koja se bavi poreznim pitanjima društva. Navedite potrebne spise i izvještaje koje treba proslijediti i kojem pojedincu. Navedite tko bi trebao primati plaće / isplate za distribuciju i uključivati druge tvrtke / pojedince s kojima morate komunicirati. Na primjer, ako odjel za obračun plaća prosljeđuje sredstva mirovinskog osiguranja pružatelju mirovinskog plana odmah nakon svakog obračuna plaća, uključite potrebne korake.
Postupci vođenja dokumenata. Prema podacima Ministarstva rada, poslodavac mora voditi evidenciju plaća najmanje tri godine. Državni postupci za pohranu i arhiviranje platnih spiskova, W-2s, izvješća o porezu na plaće, vremenske iskaznice i drugi platni spiskovi.
Savjet
-
Ažurirajte svoje platne postupke kad god dođe do proceduralnih promjena.
