Komunikacija s uredima može prvenstveno biti vođena elektroničkom poštom i izravnom razmjenom poruka, ali gotovo svaki ured još uvijek prima i obrađuje ogromnu količinu papirologije. Doista, prema američkoj Agenciji za zaštitu okoliša, prosječni uredski radnik obrađuje oko 10.000 listova papira svake godine, ili prosječno oko dva kilograma papira i kartona svaki dan. Bolji postupci upravljanja poštanskom poštom mogu znatno doprinijeti osiguravanju nesmetanog protoka interne i eksterne komunikacije.
Odredite odgovarajuće osoblje
Čak i male tvrtke mogu imati koristi od određivanja jedne osobe da obrađuje svu dolaznu i odlaznu poštu kako bi se osiguralo da se na putu do odredišta ništa ne izgubi ili pogrešno usmjeri. Što je veća organizacija, više članova osoblja treba dodijeliti za primanje, razvrstavanje, distribuciju i prikupljanje sve pošte tvrtke i paketa. Budući da e-pošta postaje sve popularniji izbor za komunikaciju i distribuciju službenih dokumenata, rukovanje papirnom poštom može biti samo dio opisa posla zaposlenika, ovisno o količini pošte koja prolazi kroz uobičajene kanale korporativne komunikacije. Za komercijalne isporuke (npr. UPS, FedEx, DHL), recepcionar je općenito najbolja osoba za primanje i potpisivanje dolaznih paketa zbog svoje glavne lokacije. Međutim, obično nije dobra ideja prepustiti sve druge poslove upravljanja poštom recepcionaru, jer bi ta odgovornost često zahtijevala da ona ostavi svoj stol bez nadzora dulje vrijeme.
Stvaranje grafikona toka distribucije pošte
Menadžeri i zaposlenici odgovorni za distribuciju pošte trebali bi surađivati na razvoju smjernica - koristeći dijagrame tijeka, popise za provjeru ili bilo koji oblik vaše tvrtke. - da će slijediti svi zaposlenici, posebno osoblje koje će nadzirati distribuciju i prikupljanje pošte. Trebalo bi uzeti u obzir svaki korak prikupljanja pošte: prikupljanje pošte u središnjem centru za prikupljanje podataka (okvir za poštanske usluge, prijevoznik pošte, poštanski ured, osoblje za isporuku paketa ili konvencionalni poštanski sandučić); uspoređivanje na određenom mjestu u uredu određenom isključivo za sortiranje pošte; distribuiranje bilo na odjelne ili pojedinačne poštanske sandučiće ili isporuku ruku u svaki ured; prikupljanje odlazne pošte i osiguravanje da je sva odlazna pošta na odgovarajući način adresirana i ovjerena; i čuvanje urednog i potpuno opskrbljenog prostora za prikupljanje / sortiranje pošte.
Osigurati potrebne zalihe
Pobrinite se da postaja za prikupljanje / distribuciju pošte ima sve zalihe koje osoblje treba obaviti. Ako je vaša tvrtka dovoljno velika da bi distribucija pošte bila učinkovitije korištena na središnjoj lokaciji, podignite čvrsti organizator pošte / književnosti ili razvrstavanja pošte s mnogo prostora za svaki odjel ili osoblje i jasno označite svaku od njih. Odjeli će zahtijevati veće prostorije od pojedinaca, pa im pružite dovoljno prostora.Čuvajte dobro opskrbljen ormar ili radni stol s valjcima za trake i dozatorima traka; materijal za pakiranje; omotnice; vrati naljepnice različitih veličina koje su unaprijed ispisane s adresom vaše tvrtke; naljepnice s različitim veličinama prije ispisane s nekim od najčešćih odredišta pošte vaše tvrtke; markice vremena i datuma; pakirna skala; olovke; markeri; spremnici za pohranu; i mali ručni kamion ili kolica. Nemojte zaboraviti uključiti industrijsku veličinu sjeckalice i kante za recikliranje. Ako vaša tvrtka prolazi kroz više pošte nego što jedna osoba može uništiti ili reciklirati, razmislite o ugovaranju s vanjskom tvrtkom za upravljanje dokumentima / recikliranjem da biste radili za vas.
Pratite sve dolazne i odlazne pošte
Stvorite sustav za upravljanje elektroničkom poštom kako biste pratili sve dolazne i odlazne pošte. Ako je vaša tvrtka samo vi i asistent, možete preskočiti ovaj korak, ali ako nadgledate veliki odjel ili tvrtku s desecima zaposlenika, stvorite sustav koji će pratiti datume u koje dolazi poruka i, ako je potrebno, koga. Posebno je važno stvoriti te sustave ako vaša tvrtka primi puno osjetljivih pravnih dokumenata i paketa. Predmeti se gube čak iu malim uredima češće nego što mislite; najbolje je izbjegavati te frustrirajuće situacije stvaranjem osnovne Excelove proračunske tablice, primjerice, koja pokazuje kada je paket stigao i kada ga je primatelj ili zastupnik zatražio.
