Uz kontinuirani napredak tehnologije, jedan od najnovijih trendova 21. stoljeća je tzv. Ured bez papira. Ured bez papira zapravo nije potpuno bez papira, već koristi najmanje papira i pretvara što je moguće više dokumentacije u digitalni oblik. Ured bez papira ima prednosti i nedostatke, a obje bi organizacije trebale razmotriti s obzirom na prijelaz s konvencionalnog vođenja evidencije.
Više kompaktan i učinkovit
Digitalne datoteke zahtijevaju puno manje fizičkog prostora od papirnatih datoteka i mnogo ih je lakše organizirati. Osim toga, arhivirane digitalne datoteke su mnogo lakše dostupne nego arhivirane papirne datoteke. Digitalne datoteke mogu se odmah dijeliti među mnogim korisnicima, a pristupiti im se s udaljenih lokacija, povećavajući učinkovitost rada.
Envionmentally Conscious
Manje papirnatih datoteka znači manje papira koji se koristi za kopiranje kopija i za opće čuvanje zapisa. Ovaj faktor čini ured bez papira ekološki svjesnijim u većini slučajeva. Za online časopise i druge publikacije, digitalno izdavanje znači uklanjanje tinti koje sadrže teške metale, otapala i druge tvari koje su štetne za okoliš.
Zabrinutost za softver i hardver
Ured bez papira djeluje jednako učinkovito kao i softver i hardver koji se koristi za pohranu zapisa koji omogućuju radnicima da budu. Softverske greške i kvarovi opreme mogu uzrokovati velike smetnje u radu ureda bez papira. Održavanje softvera i hardvera ureda bez papira također je zabrinjavajuće; Osoblje informacijske tehnologije (IT) ili konzultanti često su nužni, kao i tehničari koji redovito servisiraju hardver.
Pogreške unosa podataka i krivulje učenja
Kao i kod bilo kojeg prijelaza, prijelaz na ured bez papira često uključuje krivulju učenja, posebno u uredskom okruženju gdje zaposlenici već nisu pametni za računala. Pogreške unosa podataka mogu biti skupe i mogu dovesti do velikih problema. Osim toga, pogreške unosa podataka i arhiviranja mogu rezultirati pogrešnim kategoriziranjem zapisa, što ih čini teško ili nemoguće kasnije pronaći.
Sigurnost
Digitalni zapisi mogu biti podložni neovlaštenom pristupu, bilo hakiranjem ili slabom sigurnošću osoblja. Pogotovo s osjetljivim pravnim i medicinskim zapisima, gubitak podataka može rezultirati značajnom odgovornošću za uključenu tvrtku, pogotovo ako je u pitanju nemar. Posebna je poteškoća raspolaganje digitalnim zapisima, posebno u zajedničkom mrežnom okruženju. Jednostavnim brisanjem datoteke ne možete potpuno izbrisati digitalni zapis, baš kao što bacanje dokumenta u kantu za smeće ne sprječava nekog drugog da kasnije preuzme papir.
