Kao tvrtka morate voditi određene vrste papirologije u dosjeima, kao što su evidencija o zaposlenju i fakture, i zbog poslovnih i pravnih razloga. U nekim slučajevima trgovac također mora čuvati kopije potvrda o kreditnoj kartici za neko vrijeme. Saznajte kada je sigurno baciti ove račune tijekom poslovanja.
Potvrde o kreditnoj kartici
Nakon što kupac kupi proizvod ili uslugu iz vaše tvrtke pomoću kreditne kartice, obično joj morate dostaviti tiskani račun za njezine zapise - osobito u slučaju transakcije licem u lice. Potvrda sadrži iznos transakcije, šifru odobrenja, ime vlasnika kreditne kartice i mjesto za potpis kupca. Također zadržite kopiju potpisane potvrde za svoju evidenciju.
Zašto ih zadržati?
Ako dođe do slučaja kada kupac osporava naplatu kreditne kartice iz vaše tvrtke, vi ste kao trgovac odgovorni za dokazivanje njegove valjanosti. Jedna od prvih stavki koje će banka zatražiti je kopija računa kreditne kartice koji se odnosi na transakciju. Dobavljač trgovačke usluge također mora vidjeti potpisanu potvrdu kako bi istražio spor u vaše ime. Ako je spor kupca odobren jer ne možete dostaviti kopiju potpisanog računa, morat ćete platiti skupe naknade za naplatu te također izgubiti iznos prodaje, kao i proizvod ili uslugu koju ste prodali.
Kada bacati
Zbog mogućnosti sporova od kupaca nije mudro izbaciti potvrdu o prodaji kreditnih kartica samo zato što je transakcija očistila vaš račun trgovca - čak i ako ste već primili sredstva od prodaje. Banke obično daju klijentima oko 60 dana kako bi osporili naknadu po Zakonu o fer kreditnoj naplati. To je sigurno kladiti se zadržati kreditnu karticu za najmanje tri mjeseca. Ako trebate potvrde o prodaji posebno za potrebe izvješćivanja o porezu na dobit, držite ih pri ruci najmanje šest godina.
Pohrana računa
Ako morate čuvati ove potvrde o prodaji, pohranite ih na sigurno, zaključano mjesto jer sadrže osjetljive podatke o klijentima. Čuvajte ove osjetljive podatke izvan dosega neovlaštenih zaposlenika i vanjskih osoba kako biste izbjegli probleme s prijevarom vezanom za kreditne kartice ili identificiranjem krađe. U ugovoru o uslugama trgovca mogu se navesti posebna pravila za upravljanje i pohranjivanje osjetljivih podataka o kreditnim karticama za korisnike prema smjernicama Standarda za sigurnost podataka u industriji platnih kartica. PCI DSS je organizacija koja pruža smjernice za upravljanje podacima o kreditnim karticama kupaca.
