Tipična poslovna organizacija svoje radno opterećenje ostvaruje stvaranjem niza zadataka koji se izvode i provode prema potrebi. Ti zadaci mogu uključivati kupnju materijala, prodaju usluga, zapošljavanje zaposlenika ili odgovaranje na klijente. Postavljanje tih zadataka u niz organiziranih i međusobno povezanih sustava može imati koristi za tvrtku uvođenjem učinkovitosti i redoslijeda u radni dan i naposljetku povećanjem krajnjih granica. Sustavi rada omogućuju da svakodnevni zadaci djeluju na koordiniran način i pružaju osnovni okvir za proizvodnju usluga i proizvoda.
Definirajte sustav
Sustav rada je kolektivni napor i osmišljen je kada se određeni zadatak ili cilj identificira kao potreba da se postigne više od jedne osobe. Sustavi rada uključuju tehnologiju, informacije i poslovne resurse za stvaranje usluga ili proizvoda za kupce, kako vanjske tako i unutarnje. Osoba ili osobe koje zapošljavaju druge da rade unutar sustava rada moraju najprije definirati i organizirati sustav koji će omogućiti postizanje cilja. Sustav mora biti definiran kako bi se znalo koji su radnici i strojevi potrebni, što će svaki raditi i kako će sustav prelaziti iz jednog zadatka u drugi radi maksimalne učinkovitosti.
Vrste sustava rada
Ne postoji niti jedan tip sustava rada jer je koncept sustava rada ljuska koja se može ispuniti ciljevima i potrebama organizacije. Primjeri radnih sustava uključuju informacijski sustav, opskrbni lanac, uslugu za zaposlenike ili klijente i sustav u koji kupac ulazi prilikom naručivanja proizvoda iz organizacije. Ecommerce web stranice mogu se smatrati radnim sustavima koji ostvaruju zadatke kao što su marketing, usluge kupcima ili upravljanje transakcijama.
Neki radni sustavi osmišljeni su kako bi ostvarili zadatak, a zatim završili, kao što je poseban projekt (konferencija, prikupljanje podataka) ili proizvod koji je proizveden za određeno vrijeme, a zatim prekinut. Drugi radni sustavi mogu se povezati kako bi stvorili veći radni sustav kao što je sustav rada koji proizvodi proizvod. Primjerice, proizvodni sustavi za proizvodnju proizvoda (proizvodne linije) povezuju radni sustav opskrbnog lanca (kupnja materijala), sustav dizajna (inženjering) i sustav rada za pakiranje (proizvodi gotov proizvod za kupnju).
Elementi sustava
Svi radni sustavi sadrže niz elemenata koji utječu na radni sustav. Elementi su međusobno ovisni i djeluju zajedno kako bi stvorili cijeli sustav. Ti elementi uključuju radnika, zadatak, strukturu organizacije, politike i smjernice organizacije i prakse organizacije.
Radnik može biti zaposlenik ili ugovoreni radnik. Predviđeni zadatak uključuje ono što treba učiniti i kako bi se taj zadatak trebao postići. Struktura organizacije uključuje pojedince, uloge u tvrtki i način na koji se uloge odnose na posao koji treba obaviti. Politike organizacije uključuju sporazume, pravila i izjave koje određuju način na koji posao treba završiti.Voditeljske prakse unutar organizacije kontroliraju i usmjeravaju ostvarenje sustava rada i pomažu u održavanju fokusa i motivacije.
Osnovni okvir
Iako se radni sustavi uvelike razlikuju među organizacijama, postoji osnovni okvir komponenti koje se mogu koristiti za popunjavanje sustava rada. Te komponente uključuju sudionike, aktivnosti i procese, tehnologije, informacije ili podatke, fizičko okruženje, strategije procesa i krajnji proizvod. Komponente okvira isprepliću se s elementima za izradu sustava rada.
Revidiranje sustava rada
Dinamika revizije postojećeg sustava rada može se postići nametanjem niza faza na sustavu rada. Poznate kao životni ciklus radnog sustava, te se faze opisuju kao rad i održavanje (tekuća poboljšanja), pokretanje (novi sustav rada), razvoj (novi zahtjevi) i implementacija (instaliranje, obuka, testiranje). Planirane i neplanirane revizije i promjene mogu se dogoditi kada se koriste ove četiri faze. Planirane promjene koriste sve četiri faze, a neplanirane ili neočekivane promjene nastaju kroz svaku fazu u obliku adaptacija, eksperimentiranja i popravaka.
