Održavanje blagajničkog fonda je 90 posto vođenja evidencije. Ostalih 10 posto kontrolira tko može pristupiti sredstvima. Bez obzira na vrstu posla u kojem se nalazite i bez obzira na to što koristite za gotovinu, slijedeći ova dva principa zajedno s nekim jednostavnim procedurama budžetiranja, vaš će blagajnički fond biti uravnotežen.
Datoteka Dokaz svih kupnji
Kada vodite blagajnički fond, prvo što trebate učiniti je uspostaviti učinkovit i funkcionalan sustav vođenja evidencije. Trebate dobiti račune i račune za svaku transakciju u kojoj se koristi sitna gotovina i pravite kopije istih. To osigurava da imate dvije zasebne datoteke u slučaju da izgubite račun. Nemojte samo stavljati račune u mapu, nego ih pohraniti kronološki i razmislite o stavljanju računa u zasebne mape za svaki mjesec.
Uspostavite prihvatljive namjene za sitni novac
Nemojte beznačajno koristiti gotovinu. Trebali biste imati određene smjernice za ono što možete koristiti za gotovinu i za ono što ne možete. Primjerice, kupovina alkohola sredstvima obično bi bila neprihvatljiva uporaba, čak i ako je alkohol bio za poslovni događaj pod pokroviteljstvom tvrtke. Da biste zaštitili sebe i svakoga tko ima pristup gotovini, trebali biste imati pisana pravila o tome što su prihvatljivi troškovi.
Kontrolni pristup
Uvijek drži svoj blagajnički fond zaključan. Možete ga držati u nečemu, od ladice do ormara do sefa, ali izbjegavajte ga držati u prijenosnim kutijama ili drugim spremnicima koji se lako mogu premjestiti ili odnijeti. Nemojte davati ključeve ili kombinacije više od nekoliko osoba. U idealnom slučaju, jednom ili dvjema osobama trebate dati ključ, a bilo tko drugi pitati ove ključeve za bilo koji novac im je potrebno.
Obavljajte periodične revizije
Kako biste osigurali da se vaši blagajnici na odgovarajući način koriste, izvršite periodične revizije. Djelotvorne revizije su nenajavljene, a svrha je nasumično provjeravati evidenciju, računovodstvene postupke i kontrolu vašeg fonda malog novca. Bez revizija, gotovinski fondovi mogu biti skloni zlouporabi ili lošem upravljanju. Najjednostavniji način obavljanja revizije je imati upravitelja koji nema pristup gotovinskoj prijavi u fond svakih nekoliko tjedana.
