Tradicionalna projektna komunikacija odvijala se unutar jasno definirane strukture, koristeći kanale kao što su interna pošta, telefoni, dopisi i formalni sastanci. Moderna komunikacija na projektima koristi tehnologiju kao što su e-pošta, intranet i društveni mediji za razmjenu informacija unutar fleksibilnije strukture tima. Potrebe za komunikacijom su se promijenile u skladu s pojavom novih pristupa upravljanju projektima i potrebe za informiranjem šire skupine dionika.
Metodologija
Tradicionalni projektni tim obradio je projekt u odvojenim fazama, dovršavajući svaku fazu prije početka sljedećeg. Ekipa je dokumentirala svaku fazu i dobila potpis prije nego što je napredovala. Prema Projektu Smart, moderna praksa je usvojiti agilnu projektnu metodologiju u kojoj se faze projekta mogu preklapati dok članovi tima obrađuju pojedinačne cikluse, mijenjajući ih u skladu s bilo kakvim povratnim informacijama. To komplicira komunikaciju, stavljajući naglasak na ažuriranja statusa i jednostavan pristup najnovijim informacijama o projektu.
Tim
Moderni projektni tim obuhvaća široku skupinu stalnih i privremenih članova. Uz interne članove osoblja, tim može uključivati i konzultante, dobavljače, poslovne partnere i tvrtke koje pružaju IT usluge. Voditelj projekta mora osigurati da svi članovi tima imaju siguran pristup komunikaciji projekta za vrijeme njihovog angažmana. Prema Projektnom mjestu, projekt je privremeni društveni sustav gdje uspjeh ovisi o suradnji, komunikaciji i predanosti kroz transparentnu razmjenu informacija.
Sudionici
Suvremeni projekti imaju mnogo širu skupinu dionika. Osim što komuniciraju s članovima tima i sponzorima, voditelji projekata prepoznaju važnost održavanja svih dionika, uključujući zajednicu, regulatore, vladine agencije i investitore. Prema Cornwell konzultantskoj tvrtki, neučinkovite komunikacije pridonose nedostatku uspjeha u više od 65 posto neuspjelih projekata.
kanali
Moderna komunikacija projekta koristi prednosti umreženih komunikacija kako bi poboljšala suradnju. E-pošta i trenutna razmjena poruka omogućuju članovima tima brzo i jednostavno dijeljenje informacija, umjesto da se oslanjaju na kanale utemeljene na papiru, kao što su interni dopisi ili faksovi. Projektni portali pružaju jednu sigurnu pristupnu točku za sve informacije o projektu i dokumentaciju putem Interneta. Videokonferencije omogućuju članovima tima postavljanje sastanaka za napredovanje, čak i kada su članovi tima na različitim lokacijama. Tehnologije kao što su blogovi i društvene mreže dodatno unaprjeđuju komunikaciju projekta, stvarajući osjećaj zajedništva i omogućujući dionicima da daju povratne informacije koje mogu utjecati na projekt
