Računovodstvo je važno za poslovanje kao način dokumentiranja financijskih aktivnosti i učenja iz brojeva. Vašem poslovanju je potrebno osnovno računovodstvo da biste prijavili prihode na poreznim obrascima i pratili sredstva koja ulaze i izlaze iz Vaših bankovnih računa. No, računovodstvene informacije također pružaju vrijedan uvid u poslovanje, pokazujući trendove i mogućnosti koje mogu pomoći da vaša tvrtka postane profitabilnija. Agencije za porezno izvješćivanje zahtijevaju da knjige vode na minimalnoj razini koja prati prihode i izdatke. Ali ako imate potrebu i interes, svoje računovodstvene procese možete odvesti na posve različitu razinu i iskoristiti ih za stvaranje pametnijeg i financijski održivijeg poslovanja.
Vrste računovodstva tvrtke trebaju
Praćenje prihoda i rashoda: Vaša tvrtka mora ispuniti porezne obrasce na temelju bruto prihoda i neto prihoda. Državne i lokalne trošarine izračunavaju se kao postotak prihoda. Grad, država i savezni porez na dohodak temelje se na Vašoj neto dobiti nakon oduzimanja odbitnih troškova od bruto prihoda. Da biste ispravno izračunali te iznose, vaše poduzeće mora pratiti bruto primitke kao osnovu za broj prihoda i zbrajati sve izdatke kao osnovu za poslovne odbitke. Prilikom prijavljivanja bruto prihoda morat ćete podijeliti svoju zaradu u kategorije kao što su trgovina na veliko i malo. Prilikom izračunavanja neto dobiti za porez na dohodak, izdatke ćete morati podijeliti iu kategorije, kao što su materijali, plaće, najam, komunalije i troškovi za auto.
Obračun plaća: Uz izračunavanje koliko platiti svaki zaposlenik na temelju plaće ili plaće i sati radio, Vaše poslovanje također mora zadržati i platiti socijalne sigurnosti, Medicare i poreza na dohodak da vaši zaposlenici duguju, zajedno s odgovarajućim doprinosa poslodavca za socijalnu sigurnost i Medicare. Također ćete morati platiti osiguranje za slučaj nezaposlenosti i industrijsko osiguranje u državna sredstva, na temelju toga koliko vaši zaposlenici rade i koliko zarađuju. Vašem poslovanju trebat će sveobuhvatan i ažuran sustav obračuna plaća za praćenje tih brojeva i plaćanje svih poreza na plaće i podnošenje svih poreznih izvješća o plaćama kada budu dospjeli.
Računovodstvo novčanog toka: Vaš računovodstveni sustav također treba uključivati alate za praćenje dostupnosti i potrebe za gotovinom. Ako koristite računovodstveni sustav temeljen na gotovini, vaši tjedni i mjesečni podaci će vam dati razumno dobru ideju o tome koliko ste došli i izašli. Ako koristite računovodstveni sustav razgraničenja, možete zabilježiti prodaju kao prihod prije nego što ga zapravo i platite, tako da trebate drugi način praćenja dostupnosti novca. Bilo da koristite gotovinski ili obračunski sustav, vaš novčani tok također ne može izravno biti u korelaciji s vašim prijavljenim prihodima i rashodima ako plaćate kredite ili ako amortizirate opremu koju ste već kupili.
Bilance: Bilanca je snimka vaše financijske slike u određenom trenutku u vremenu. Uključuje informacije o tome što posjedujete i što dugujete. Vaš popis imovine će uključivati gotovinu u banci, opremu koju ste kupili minus iznos koji je amortizirao i potraživanja ili iznose koji su vam dugovani za prodaju koju ste već napravili. Popis obveza na Vašoj bilanci će uključivati dugovanja po kreditima i kreditnim karticama, te kratkoročne dugove koje ste prikupili, kao što su obveze prema dobavljačima i neplaćeni računi za komunalne usluge. Oduzimanjem svojih obveza od imovine, bilanca pokazuje trenutnu neto vrijednost vaše tvrtke. Kada stvarate bilance tijekom vremena, možete vidjeti kako su se vaša zarada i rashodi odigrali i stvorili bogatstvo ili dug.Bilanca također pokazuje koliko je vaše neto vrijednosti likvidno i koliko je vezano za imovinu koja ne nudi lako dostupnu gotovinu.
Operativna izvješća: Osim računovodstvenih izvješća koja vaša tvrtka mora ispuniti od strane poreznih agencija i zajmodavaca, možete izraditi prilagođena izvješća koja prate sve od dolarske vrijednosti proizvoda koji vaša linija proizvodi za sat vremena do prodajnih vrijednosti za svaku od vaših prodaja osoblje. Ovi brojevi su ključni za donošenje strateških odluka. Oni vam mogu pomoći da utvrdite koji aspekti vašeg poslovanja donose najveću zaradu i što je najvažnije njegovati. Također mogu skrenuti pozornost na poteškoće koje se mogu ispraviti, kao što su aspekti proizvodnje koji traju predugo i koštaju previše.
Kako tvrtke mogu obavljati računovodstvo
Vaše poslovanje može učiniti vaše računovodstvo u kući ili zaposliti vanjskog stručnjaka za pomoć u procesu. Mnoge tvrtke koriste hibrid tih dvaju pristupa, budući da interno osoblje dovršava neke zadatke kao što je osnovno knjigovodstvo, a zatim sklapa ugovore s vanjskim računovođom kako bi dovršilo godišnje poreze.
Računovodstvo unutar tvrtke nudi korist od toga da netko tko dublje poznaje vaš posao, bilježi vaše zarade i izdatke. Knjigovodstvenik koji je duboko uključen u vaše poslovanje moći će identificirati i kategorizirati stavke na računu, utvrđujući da li su to materijali uključeni u cijenu prodane robe ili robe koja vam je potrebna za organiziranje iza scene. Međutim, interni knjigovođa možda nema profesionalnu stručnost koju vanjski suradnik može donijeti u mješavinu. Ovo znanje je korisno za stvaranje sustava kao što je početno postavljanje knjigovodstva, kao i za hvatanje nijansi kao što su troškovi koji nisu legitimno odbitni.
Vanjski knjigovođa može donijeti iskustvo i perspektivu računovodstvenim procesima vaše tvrtke. Kao profesionalac, ovaj je knjigovođa vjerojatno vidio knjige raznih tvrtki i može vam pokazati kako ažurirati svoje sustave kako bi vam pružili informacije koje su vam potrebne i mogu ih razumjeti drugi profesionalci, kao što su bankari i porezni revizori. Međutim, neki autsajder možda neće dobro obaviti posao kao insajder i razumjeti kako vaše poslovanje funkcionira i koje informacije možete smatrati najkorisnijima. Na primjer, vaš računovođa vjerojatno neće razumjeti vrste inventara koje nosite s gledišta trgovca. Ipak, informacije o tome kako se različite kategorije robe kreću mogu biti od vitalnog značaja za fino ugađanje kupnje.
Vrste računovodstvenog softvera za tvrtke
Online računovodstveni softver: Online računovodstveni programi nude vam prednost sinkronizacije vašeg računovodstvenog sustava s Vašim bankovnim računima. Ovakav pristup olakšava unos transakcija jednostavnim pronalaženjem u vašim bankovnim feedovima i klikom na odgovarajuće gumbe. Ova značajka smanjuje mogućnost da ćete propustiti trošak, kao što biste mogli početi s papirnatim računima i izgubiti. Korištenje online računovodstveni softver također vam omogućuje da pristupite vašem računovodstvenom programu s bilo kojeg računala, umjesto da morate koristiti vlastitu radnu površinu. Međutim, online računovodstveni programi traju dulje od verzije radne površine kako bi obradili svaku transakciju, a ovaj se put povećava kada napravite desetke unosa. Također, praksa usklađivanja primitaka s bankovnim feedovima može biti spora i glomazna, a ovaj korak je nužan ako pojedinačna kupnja uključuje stavke u više kategorija kao što su materijali i potrošni materijal. QuickBooks je najpopularniji i najcjenjeniji online računovodstveni softver. Xero je visoko cijenjen za Mac korisnike, a Zoho posebno dobro radi za vrlo male tvrtke.
Računalni softver za računala: Iako su online računovodstveni programi sve popularniji, desktop verzije još uvijek nude prednosti za mnoge korisnike. Računalni program za stolna računala možete kupiti uz jednokratnu kupnju, dok online programi naplaćuju mjesečnu naknadu koja je u tijeku. Kada koristite program za radnu površinu, sve vaše informacije su lako dostupne na vašem računalu, umjesto da se nalaze u oblaku gdje je podložan sigurnosnim problemima i raširenim kvarovima sustava. Računovodstveni sustavi za stolna računala obično su mnogo jednostavniji od sustava temeljenih na oblaku, što olakšava pronalaženje i prepoznavanje pogrešaka i nedosljednosti. Zbog njihove relativne jednostavnosti, stolni sustavi se također lakše prilagođavaju individualnim potrebama vaše tvrtke.
Prilagođeni i ručni računovodstveni sustavi
Vi zapravo ne trebate računovodstveni softver na sve ako vaše poslovanje je mala i vaše potrebe su jednostavne. Proračunske tablice možete oblikovati pomoću programa Excel ili Google tablica koje će vam pomoći pratiti i dodati varijable koje trebate znati, kao što su kategorizirani troškovi i tekuća zarada. Ovi programi će vam pomoći da zadržite i organizirate svoje podatke na bilo koji način koji ima smisla za vašu tvrtku, a domaće proračunske tablice čine savršeno legitimne računovodstvene sustave sve dok vam govore što trebate znati kako biste platili poreze i razumjeli vaše poslovanje. Na primjer, možete postaviti sustav plaća koji bilježi sate utrošene na određene zadatke kao što je proizvodnja. Tada možete upotrijebiti ove brojke da izračunate prosječnu dolarsku vrijednost proizvoda proizvedenog po satu proizvodnje i možete gledati kako se ta brojka mijenja iz tjedna u tjedan.
Ali ne trebate čak ni računalo za poslovno računovodstvo. Savršeno je legitimno držati rukom pisane knjige, kao što su vlasnici tvrtki činili stoljećima. Prodavaonice uredskih zaliha prodaju računovodstvene knjige s stupcima odgovarajuće veličine, a možete ih koristiti za popisivanje i kategorizaciju prihoda i rashoda. S ručnim računovodstvenim sustavom morate zbrojiti sve brojke ručno, što dramatično povećava vrijeme koje trošite na računovodstvo. Međutim, ručni računovodstveni sustavi nisu ranjivi na vrste pogrešaka na računalu i rizike gubitka podataka koje susrećete s računalnim sustavima. Istina, vaša kuća može izgorjeti i možete izgubiti knjigu, ali hardverski kvarovi su znatno češći nego kućni požari.
Računovodstvo u jednom unosu u odnosu na računovodstvo s dvostrukim unosom
Ako je vaša tvrtka mala i relativno jednostavna, možete birati i između jednokratnog i dvostrukog knjigovodstva. Sustav s jednim unosom jednostavno prati što ste potrošili i zaradili te sabira ove sume. Ako koristite rukom pisanu knjigu ili ako ste izradili vlastite proračunske tablice, najvjerojatnije ćete koristiti računovodstvo s jednim unosom. Sustav dvostrukog unosa sinkronizira vaše računovodstvene podatke s Vašim bankovnim računima i drugim informacijama relevantnim za Vašu bilancu. Svaki put kada primijetite da je vaša tvrtka zaradila prihod, učinit ćete (ili vaš računovodstveni softver) odgovarajući unos koji pokazuje gdje se taj novac pojavljuje u vašoj tvrtki, kao na primjer na određenom bankovnom računu. Slično tome, svaki put kada platite izdatak, sustav dvostrukog upisa pokazuje kako je vaša tvrtka potrošila novac. Ne postoji zakonska obveza da održavate sustav dvostrukog knjigovodstva, ali ako vodite knjige s jednim unosom, trebali biste razviti način za usporedbu i usklađivanje računovodstvenog sustava s Vašom tekućom imovinom.
Odabir pravog računovodstvenog sustava
Nema računovodstvenog sustava koji bi odgovarao svakom poslu. Prilikom odabira načina postavljanja knjiga svoje tvrtke, razmislite o tome koje vam je vrste informacija najpotrebnije i koje ste resurse spremni posvetiti. Ako mrzite raditi s brojevima i oni jedva da imaju smisla za vas, unajmite nekog vanjskog profesionalca, ali ipak pokušajte naučiti koliko god možete da biste razumjeli izvješća koja primate. Ako imate vremena i interesa, učinite što više vlastitog računovodstva. Informacije koje sastavite bit će relevantne i smislene i dobit ćete vrijedan uvid u način na koji vaša tvrtka može biti najuspješnija.
