Tvrtke koje održavaju inventar koriste sustave inventara za upravljanje razinama zaliha u skladištu kao iu postrojenju. Takve tvrtke trebaju odlučiti između korištenja sustava inventara razdoblja i sustava trajnog inventara. S bilo kojim sustavom, tvrtka još uvijek mora uzeti fizički inventar najmanje jednom godišnje. Fizički inventar pruža nekoliko pogodnosti za upravljanje poslovanjem.
Sustavi inventara
Sustavi inventara zadovoljavaju potrebe poslovanja pružanjem informacija o količinama zaliha i vrijednosti u dolarima. Mnogi sustavi inventara pružaju informacije o specifičnom mjestu skladišta inventara i količini koja se nalazi na tom mjestu. Zaposlenici i menadžeri postrojenja koriste te informacije kako bi pronašli određene stavke za otpremu kupcima ili kako bi utvrdili treba li tvrtka preurediti određenu stavku inventara jer se raspoloživi inventar smanjio. Sustavi zaliha također pružaju računovodstvenom odjelu informacije o ukupnoj vrijednosti zaliha u vlasništvu tvrtke.
Trajni inventar
Stalni sustav inventara ažurira se svaki put kada skladište primi inventar od dobavljača, kao i svaki put kada skladište isporučuje inventar klijentu. Stalni sustav inventara osigurava stanje zaliha u bilo kojem trenutku. Ova se bilanca stalno ažurira. Mnoge tvrtke koriste skenere i bar kodove za jednostavno bilježenje promjena u zalihama zaliha. Te tvrtke skeniraju dijelove inventara prilikom slanja ili primanja, što automatski ažurira stanje u sustavu inventara.
Fizički inventar
Fizički inventar sastoji se od ručnog prebrojavanja svake stavke inventara i usporedbe s količinom zabilježenom u sustavu inventara. Neke tvrtke razdvajaju zaposlenike u dvije skupine, pri čemu jedna grupa broji svaku stavku, a druga grupa ponovno prebrojava svaku stavku. To omogućuje tvrtki da usporedi dvije točke s količinom zabilježenom u sustavu i identificira potencijalne probleme s inventarom. Fizički broj inventara omogućuje tvrtki da točno odredi količine zaliha, identificira potrebne prilagodbe inventara i istraži odstupanja.
Prilagodba inventara
Ponekad tvrtke otkriju odstupanja između stvarnih količina u inventaru i evidentiranog inventara. Kada se to dogodi, tvrtka bilježi prilagodbu zaliha kako bi ispravila stanje zaliha u sustavu. Količine prilagodbe proizlaze iz usporedbe stvarne količine s količinom sustava. Svrha prilagodbe inventara je da sustav inventara bude jednak stvarnom inventaru u vlasništvu tvrtke.
Varijacija zaliha
Nakon obavljanja fizičkog inventara, tvrtka istražuje otkrivena odstupanja količine kako bi utvrdila razlog odstupanja. Odstupanja obično nastaju kao posljedica pogrešaka, krađe ili uništenja zaposlenika.
