Poslovno pismo može uključivati privitke koji nastavljaju informacije u pismu ili daju dodatne pojedinosti za bolje razumijevanje. Pojam vezanost često se zamjenjuje s pojmom ograđivanje. Unatoč njihovim sličnostima, one nisu jedna te ista stvar. Razumijevanje razlika između njih i kako ih citirati u poslovnim pismima učinit će izgledati profesionalnije i čak vam dati konkurentsku prednost.
Savjet
-
Prilikom navođenja privitka ili priloga u poslovnom pismu zabilježite ime priložene datoteke ili dokumenta u zagradama.
Prilog u odnosu na prilog
Prvo provjerite jeste li razumjeli razliku između privitaka i priloga. Iako vam oba omogućuju pružanje više informacija i dodatnih resursa, oni predstavljaju različite stvari.
Kao što mu ime kaže, prilog je dokument ili datoteka priložena pismu. Smatra se da je dio pisma jer naglašava ključne točke, nudi više informacija ili podržava vašu izjavu. Kada pišete pismo, pogledajte priložene dokumente. Na primjer, možete priložiti ugovor i spomenuti ga u pismu zajedno s relevantnim informacijama o tome što to podrazumijeva.
Prilozi su, s druge strane, zasebni dokumenti. Na primjer, ako šaljete poslovno pismo potencijalnom novom partneru, možete priložiti brošuru, studiju tržišta ili usporednu tablicu. U pismu nije potrebno upućivati na ovaj dokument. Izbor je na vama.
Prilozi u tekstu
Kada citirate informacije iz drugog dokumenta u tekstu, koristite zagrade u poštanskoj ili elektronskoj pošti. Zabilježite ime priložene datoteke ili dokumenta u zagradama. Pod pretpostavkom da se pismo odnosi na telefonsku pritužbu, navod će sadržavati naziv dokumenta žalbe, kao što je: (u privitku: Služba za korisnike, 1/5/2017).
Citiranje u tekstu dodaje dodatne informacije sadržaju pisma. Citat se može odnositi na podatke iz proračunske tablice, transkripte ili druga pisma. Koristite imena lako razumljivih datoteka koja opisuju dokument. Ako je dokument ispisan, naslovite ga na isti način. Također je prihvatljivo dodijeliti priloge slovnim slovima, kao što je "Prilog A."
Kako referencirati više privitaka
Uz navođenje priloga u tekstu, podsjetite čitatelja na privitke na kraju pisma. Pod nazivom potpisnika u donjem lijevom kutu upišite "Prilozi". Neobavezno je navesti popis svih privitaka na kraju pisma, ali to je dobra praksa, osobito ako ih ima mnogo. To će primatelju dati bolju ideju o tome što može očekivati i koje datoteke on ili ona trebaju najviše.
Kako koristiti kućišta
U tekstu se često ne spominju prilozi, ali to nije teško pravilo. Ako se prilozi navode u poslovnom pismu ili dopisu, upotrijebite istu metodu opisanu za privitke. Primjeri priloga uključuju rezime ili aplikaciju. Te se datoteke navode na kraju slova ispod ispisanog imena potpisnika uz lijevu donju granicu.
Koristite "Prilog" za jedno kućište i "Kućišta" za više od jednog. Također je prihvatljivo dodati ukupan broj uključenih stavki, kao što su prilozi: 4. Ako je dokument naveden u pismu, ali zapravo nije priložen, imajte na umu da je "w / o Enclosures".
Preporučeni format vlade
U vladinoj korespondenciji ponekad se pravi razlika između poslovnog pisma i dopisa. Uz slova, citat se naziva "Ograđivanje", dok se memorije obično nazivaju "privitke". Ti se dokumenti u tekstu često navode prema dodijeljenom abecednom pismu, kao što je "Prilog A."
Navedite sve privitke ili priloge, čak i ako je za ispravan rad potrebna druga stranica, navodeći "Prilozi: Stranica 2." Ako referencirani dokument nije dostupan, to se označava uključivanjem "w / o encl". da biste primatelju dali na znanje da dokument nije dostupan i da nije priložen. Provjerite s određenim državnim tijelima pojedinosti predložaka ili smjernice jedinstvenog formata.
