Učinkoviti komunikacijski sustavi sastavni su dio uspješnog poslovanja. Da bi ostala konkurentna i produktivna, tvrtka mora razviti organiziran, učinkovit pristup odgovarajućem i komuniciranju sa svojim zaposlenicima, kao is kupcima, dobavljačima i drugim stručnjacima. Srećom, poslovna komunikacija se s vremenom razvijala i uključuje različite vrste poslovnih poruka, od jednostavnih i isprobanih do istinski sofisticiranih.
Poruke poslovnog telefona
Ako vaša tvrtka ima više od jedne osobe, na kraju ćete morati odlučiti koji je najbolji način za snimanje i distribuciju dolaznih telefonskih poruka. Neke tvrtke zapošljavaju nekoga da provjeri telefonske pozive, zapiše poruke od pozivatelja i distribuira ih zaposlenicima za koje su namijenjeni. Druge tvrtke koriste sustav automatske glasovne pošte u kojem pozivatelji ostavljaju svoje poruke kao glasovne zapise. S govornom poštom svaki je zaposlenik odgovoran za praćenje vlastitih poruka. Neke manje tvrtke postavljaju samo kutije govorne pošte za zasebne odjele tvrtke, umjesto pojedinačnih zaposlenika.
Zabilješke ureda
Memorandumi (memorandumi) su vrsta korespondencije koju zaposlenici mogu koristiti za komunikaciju unutar vlastitog odjela ili između odjela iste tvrtke. Memorandumi su obično kratke prirode i nemaju formalno oblikovanje vanjske pisane poslovne korespondencije. Međutim, dopisi imaju oblik i opću strukturu. Svaki posao formatira dopise u skladu s vlastitim postavkama, ali općenito, podsjetnici prikazuju primatelja, pošiljatelja i subjekta na vrhu, ponekad s podebljanim slovima. Tijelo poruke je ispod ove informacije u običnom slogu. Zaposlenici mogu osobno dostavljati dopise ili koristiti distribuciju poštanskih usluga unutar tvrtke. U nekim profesijama, kao što su pravna i zdravstvena područja, ljudi koriste memorandume za slanje kratkih poruka drugim stručnjacima i, u nekim slučajevima, klijentima. Ljudi mogu slati takve poruke putem pošte, e-poštom i faksom.
E-pošta tvrtke
Danas mnoge tvrtke koriste korespondenciju putem e-pošte kao način komuniciranja unutar tvrtke kao is klijentima, dobavljačima i drugim tvrtkama. Ako tvrtka ima web-lokaciju, zaposlenici mogu imati adrese e-pošte s nazivom domene tvrtke, kao što je "[email protected]". E-mail dopisivanje je manje formalno nego rukopisna korespondencija, činjenica koja ima svoje prednosti i nedostatke. Mnoge tvrtke koje svojim zaposlenicima dopuštaju korištenje adresa e-pošte tvrtke smatraju korisnim uspostaviti jedinstveni standard za e-poštu tvrtke. Tvrtke mogu ograničiti uporabu zaposlenika samo u poslovne svrhe i strogo regulirati koje vrste privitaka e-pošte zaposlenik može preuzeti. Ako tvrtka ima ugovor o povjerljivosti sa svojim zaposlenicima, ovaj ugovor će se vjerojatno proširiti na korištenje prepiske tvrtke putem e-pošte. Poduzeće je u okviru svojih prava zahtijevati da zaposlenik zastupa tvrtku u pozitivnom svjetlu, a odgovara adresi e-pošte tvrtke. Neke tvrtke mogu zahtijevati od zaposlenika koji koriste e-poštu tvrtke za dodavanje automatskih potpisa e-pošte u svoju e-poštu. Ovaj potpis može uključivati puno ime i prezime zaposlenika u tvrtki, kao i naziv tvrtke, broj telefona, web-mjesto i druge relevantne informacije.
Poslovna korespondencija
Profesionalna poslovna korespondencija ima dugu i formalnu povijest. Tvrtke često naručuju dizajn zaglavlja na kojem se ispisuje sva poslovna korespondencija. Dizajn zaglavlja može sadržavati logotip tvrtke kao i opće podatke za kontakt, kao što su adresa tvrtke, brojevi telefona i faksa te adresa web-mjesta. Neke tvrtke prilagođavaju glavni predložak zaglavlja za pojedince unutar tvrtke, dodajući osobne ekstenzije i pojedinačne adrese e-pošte kontaktnim informacijama. Pisana poslovna korespondencija ima formalnu strukturu. Iako se točan format može razlikovati, općenito, datum se pojavljuje na vrhu slova, a puni naziv, naziv, tvrtka i adresa primatelja su ispod datuma. Ne morate dodati redak ili oznake polja, kao što je "To:" pored imena i adrese primatelja. Pisana poslovna korespondencija koristi uvodne pozdrave, kao što je "Dragi" na početku, nakon čega slijedi ime primatelja, te zaključna pozdrava na kraju, kao što je "Iskreno", s imenom pošiljatelja ispod. Pošiljatelj možda želi ručno potpisati pismo za osobni dodir. Ako ju je napisao ili upisao netko drugi, a ne pošiljalac pisma, daktilograf treba uključiti inicijale pošiljatelja, dvotočku i vlastite inicijale ispod potpisa. Ako je isto slovo poslano većem broju primatelja, trebalo bi ga uputiti glavnom primatelju, a zatim sve ostale primatelje treba označiti na dnu poruke e-pošte pored slova "CC", što znači "kopija".
