Cilj brošure konferencije je privući delegate na događaj i obavijestiti ih o rasporedu konferencije. Brošura bi stoga trebala sadržavati informacije o mjestu održavanja, govornicima, putnim aranžmanima i drugim ključnim činjenicama. Kopija bi trebala biti jasna, informativna i uvjerljiva, potičući čitatelje da rezerviraju svoja mjesta kako bi osobno ili profesionalno mogli imati koristi. Uvod uglednog predavača ili višeg rukovoditelja pruža koristan pregled događaja, kao i dobrodošlicu potencijalnim delegatima.
Ciljana publika
Organizatori konferencije usmjeravaju svoje događaje na određene skupine, pa saznajte više o ciljnoj publici kako bi osigurali da brošura nudi relevantne pogodnosti. Publika može biti raznolika kao nastavnici, viši rukovoditelji iz automobilske industrije ili članovi javnosti koji su zainteresirani za country glazbu. Da biste pronašli informacije o publici, pitajte organizatore za profile publike prethodnih događaja. Organizatori pregledavaju svoju publiku, traže demografske ili poslovne informacije i objavljuju profile kako bi demonstrirali kvalitetu svojih događanja delegatima, prezentatorima i sponzorima.
Prednosti za delegate
Brošura mora delegatima pružiti velike koristi za sudjelovanje. Poslovni delegati moraju biti u stanju opravdati slobodno vrijeme, a privatni sudionici žele znati da će dobiti vrijednost za trošenje vlastitog novca. Prepoznajte prednosti za ciljanu publiku. Konferencija može pružiti jedinstvenu priliku čuti svjetski poznate govornike, vidjeti demonstraciju najnovijih proizvoda ili poboljšati vještine pohađajući visokokvalitetne treninge. Koristi mogu biti manje opipljive, kao što je mogućnost da se povežete s drugim ljudima u industriji, možda s ciljem da se posao ili prodaja.
Logističke informacije
Sveobuhvatne informacije o logističkoj konferenciji su ključne. Prema Američkom institutu za konferenciju, pitanja koja često postavljaju delegati konferencije pokrivaju teme kao što su registracija i plaćanje, putni i ugostiteljski aranžmani, smještaj i otkaz. Da bi čitateljima olakšali prijavu na događaj, uključite potpune podatke o registraciji. Navedite troškove sudjelovanja, uključujući popuste za ranu registraciju. Navedite podatke za kontakt za čitatelje koji će možda trebati dodatne informacije i dopustiti delegatima da znaju kada će primiti pakete dobrodošlice.
Program konferencije
Odredite program konferencije s vremenskim rasporedom i detaljima svake sesije kako biste pomogli delegatima da isplaniraju svoje vrijeme na konferenciji. Dopustite delegatima da znaju više o formatu konferencije, koji bi mogao uključivati prezentacije, okrugle stolove, radionice i izložbe. Biografije izlagača pomažu delegatima da odaberu sjednice koje žele prisustvovati i ukazuju na status ili kvalitetu događaja.
Održavajte komunikaciju
Brošura konferencije samo je jedan od elemenata predkonferencijskog marketing programa. Prema Inc., objavljivanje informacija i vijesti o događajima na društvenim medijima pomaže u održavanju interesa kako se događaj približava. Na primjer, obavijesti o dodatnim zvučnicima ili posebnim događajima mogu stvoriti buzz oko događaja i smanjiti rizik od odlaska delegata.
