Sudjelovanje zaposlenika na sastancima često je važno za slanje konzistentnih poruka radnoj snazi tvrtke i za crtanje novih i kreativnih ideja od strane osoblja. Međutim, poticanje zaposlenika da prisustvuju sastancima i doprinose sastancima, pogotovo kada su oni izborni, nije uvijek jednostavan zadatak. Uzimajući neke korake kako informirati i podržati zaposlenike, tako i neke zabavne aktivnosti koje mogu biti uključene, to može pomoći u uvjeravanju. Uz dosadašnje uspješne sastanke, možda ćete otkriti da će zaposlenici početi dobrovoljno dolaziti.
Zakažite sastanak u vrijeme kada će većina zaposlenika biti na raspolaganju i na mjestu koje je prikladno. Sukobi u planiranju često predstavljaju prepreku za pohađanje sastanaka. Uklanjanje ove barijere i jednostavnost pristupa mjestu sastanka uklanja dva razloga zbog kojih zaposlenici mogu navesti da ne idu na sastanak. Ako tema sastanka nije hitna, rasporedite je za sporo doba godine kada zaposlenici nisu zauzeti s klijentima ili projektima. Na taj ćete način vjerojatnije ne samo steći prisutnost zaposlenika, nego i njihovu pažnju.
Naglasite vrijednost sastanka zaposlenicima i unaprijed ih obavijestite o njegovoj temi. Podijelite detaljan dnevni red svima i istaknite točke koje traže unos zaposlenika. Zaposlenici će vjerojatno češće prisustvovati sastanku ako znaju da će doprinos djelomično proizaći iz njih samih i njihovih kolega. Uključite kao dopunu dnevnog reda sve informacije koje su potrebne zaposlenicima kako bi učinili djelotvorne doprinose.
Izgradite povijest učinkovitih sastanaka na koje zaposlenici uživaju i tijekom kojih su slušali njihov doprinos. Ta će povijest olakšati uvjeravanje zaposlenika da prisustvuju sastanku u budućnosti. Tijekom rasprave slušajte zaposlenike i uključite njihove komentare u zapisnik nakon sastanka. Ako su promjene napravljene kao rezultat nečega što je zaposlenik sugerirao, navedite to. Čak i ako se komentari svih zaposlenika ne koriste kasnije, priznajte opću prirodu svih doprinosa u javno dostupnim minutama kako bi zaposlenici mogli vidjeti da su ih čuli.
Uključite praktične aktivnosti tijekom sastanaka kako bi promjena tempa djelovala kao poticaj za sudjelovanje. Ako se trening nudi na novoj verziji softvera tvrtke, postavite pitanja o općem znanju i trivijalnosti pop-kulture tijekom sesije i ponudite nagrade kao što su komadići slatkiša za točne odgovore. Ako više volite ostati na temi, neka se sudionici sastanka podijele u grupe i radite na vježbama koje uključuju ono što uče. Dajte nagrade skupini koja je prva završila.Budite kreativni s igrama i aktivnostima kako bi ljudi bili zainteresirani.
Ponudite poticaje za sudjelovanje na sastancima, kao što su grickalice, čak i nagrade za vrata. Ponekad je linija "osvježenje pod uvjetom" u raspodijeljenom dnevnom redu dovoljno da se zaposlenici pojave na sastanku. Za one kojima je potreban dodatan poticaj, šansa da ponesete kuću neka tvrtka jednostavno napravi trik.
