Blagajnik tvrtke, organizacije ili druge grupe prati proračun i potrošnju grupe. Ako imate posao blagajnika, odgovorni ste za sastavljanje i prezentiranje izvješća na sastancima odbora. Postoji nekoliko stavki koje morate uključiti u ovo izvješće, uključujući i prikaz troškova za vremensko razdoblje i trenutne udjele grupe.
Pripremite pisanu verziju izvješća prije sastanka. Ovo izvješće treba sadržavati četiri stavke: stanje na početku razdoblja, prihod razdoblja, troškove razdoblja i stanje na kraju razdoblja. Ispišite kopiju za svakog člana koji će biti prisutan plus nekoliko dodataka i predajte kopije prije početka prezentacije.
Navedite stanje svih računa koje vaša grupa ili tvrtka posjeduje na početku razdoblja od vašeg posljednjeg sastanka. Taj bi broj trebao biti ukupan iznos svih računa u dolarima. Nemojte uključivati cente kako biste ih lakše vizualizirali i zapamtili. To će biti dobra polazna točka za ostatak izvješća.
Navedite dohodak ili novac koji ste uzeli za to razdoblje. Ako radite u organizaciji u kojoj je dohodak svaki mjesec isti ili sličan, ne morate o tome dublje razmišljati. Ako imate veliki izvor prihoda koji nije tipičan, morat ćete objasniti odakle je taj novac došao.
Objasnite troškove koje je vaša grupa imala za vremensko razdoblje. Slično kao i ulazna sredstva, odlazeći fondovi ne moraju se detaljno objašnjavati ako se ponavljaju troškovi koje odbor zna - na primjer, računi za komunalne usluge ili plaće radnika. Ako postoji veliki trošak koji je neobičan, svakako objasnite kakav je bio trošak i zašto je to bilo potrebno.
Navedite stanje svih računa, uključujući gotovinu i ulaganja, kao zaključak. To je ono što će članovi odbora koristiti kao osnovu za odluke o trošenju tijekom sastanka. Prije završetka, pitajte je li bilo kome potrebno pojašnjenje.
