Većina tvrtki priprema godišnji poslovni plan koji uključuje financijsku prognozu, nazvanu i proračun tvrtke. Plan ili proračun je upravljački alat koji osigurava strateško usmjerenje tvrtke. On pokazuje koji su koraci potrebni za provedbu odabranih strategija - i koliko će ti koraci ili akcije koštati - i predviđa prihode i dobit za koje se očekuje da će proizaći iz njihove provedbe. Kada stvarni financijski rezultati postanu dostupni, obično na kraju svakog mjeseca, ti se rezultati uspoređuju s proračunskim iznosima u izvješćima o usporedbi proračuna.
priprema
Stvarne financijske rezultate priprema računovodstveni odjel tvrtke. Proračuni mogu biti pripremljeni i računovodstveno, ili može postojati specijalizirani odjel za financijsko planiranje i analizu koji je zadužen za pripremu proračuna. Proračuni su osmišljeni tako da budu u istom formatu kao i mjesečna računovodstvena izvješća, pa su usporedbe stvarnih rezultata s proračunom lakše. Ti su sustavi obično automatizirani tako da se nakon unosa proračunskih iznosa izvješća o usporedbi automatski kreiraju čim računovodstvene informacije postanu dostupne.
Vrijednost
Odstupanja između proračunskih i stvarnih podataka otkrivaju važne informacije menadžmentu tvrtke o načinu poslovanja. U idealnom slučaju proračun je bio pažljivo pripremljen kako bi mogao biti što je moguće točniji prikaz onoga što će tvrtka moći postići u nadolazećoj godini. Kada izvješća o usporedbi proračuna pokazuju značajna odstupanja, to znači da su pogrešne pretpostavke korištene za pripremu proračuna ili se poslovno okruženje promijenilo u odnosu na ono što se očekivalo. Izvješća o usporedbi proračuna omogućuju upravljačkom timu da brzo utvrdi gdje se problemi pojavljuju.
Analiza i tumačenje
U velikim tvrtkama s mnogim odjelima i višestrukim odjeljenjima, obujam proizvedenih računovodstvenih izvješća može biti ogroman, što znači da je opseg izvješća o usporedbi proračuna također velik. Računovodstveno ili financijsko osoblje uzima te podatke i priprema sažetak izvješća za viši menadžment da ih pregleda. Ova izvješća, pripremljena svakog mjeseca, uključuju narativnu raspravu o rezultatima i analizu razloga za najznačajnije razlike. Izvješće ima grafikone i grafikone koji ilustriraju ključne trendove koje top menadžment treba pregledati i raspraviti. U slučaju da su troškovi veći od proračuna, analitičari koji su zaduženi za pripremu izvješća o usporedbi proračuna moraju se više puta vratiti na unose računovodstvenih dnevnika za to razdoblje kako bi otkrili specifične razloge za odstupanja. Analiza varijacija prihoda uključuje utvrđivanje je li prodaja na jedinicu bila niža od planirane ili je prosječna zarada po jedinici manja od očekivane.
Korektivne mjere
Nakon pregleda izvješća o usporedbi proračuna, viši menadžment mora utvrditi jesu li odstupanja dovoljno značajna da bi se poduzele korektivne mjere. Jedno pitanje je jesu li varijance jednokratni neobični događaji ili dio ponavljajućeg obrasca. Ako prodaja za jedan proizvod padne ispod proračuna za nekoliko mjeseci, može se napraviti promjena marketinške strategije kako bi se prodaja vratila na pravi put. Alternativno, manjak prihoda može biti posljedica faktora koji su izvan sposobnosti tvrtke da kontrolira, kao što je opća ekonomska kriza. Odgovor u tom slučaju mogao bi biti smanjenje proračunskih izdataka kako bi se smanjio jaz između proračuna i stvarnih rezultata u nadolazećim mjesecima.Najviše se rukovodstvo bavi višim od planiranih troškova sastancima s upraviteljima čiji su odjeli odgovorni za odstupanja i pitanjem zašto su se dogodili.
