Dokumentacija zaposlenika važna je iz nekoliko razloga. Dokumentacija opravdava radnju, od zapošljavanja i izbora do ostavke, umirovljenja ili prestanka radnog odnosa. Obuka i razvoj te naknade i naknade također su dio dokumentacije zaposlenika. Održavanje točne i potpune dokumentacije podržava ciljeve ljudskih resursa, kao što su planiranje sukcesije i promicanje iznutra. Dokumentacija zaposlenika, kada se priprema pažljivo, povjerljivo i prema politikama tvrtke, okosnica je odjela za ljudske resurse.
Zapošljavanje i odabir
Čak i ako vaš proces zapošljavanja i odabira započinje online podnošenjem prijave putem sustava za praćenje podnositelja zahtjeva, dokumentacija je još uvijek važna komponenta procesa zapošljavanja. U najmanju ruku, proces zapošljavanja uključuje preliminarne telefonske projekcije, intervjue licem u lice i ocjenjivanje anketara. Dokumentacija je ključna za ovaj proces - vođenje bilješki tijekom osobnih intervjua praktički je zahtjev za donošenje mudre odluke o zapošljavanju. Osim toga, ako želite proslijediti kandidatove kvalifikacije drugom upravitelju za zapošljavanje, pomaže vam podijeliti bilješke s intervjua. Intervju bilješke sadrže vaše osobne procjene i mišljenja. Stoga, osim ako bilješke iz procesa regrutacije i intervjuiranja sadrže rezultate testa ili preformuliraju određene činjenice o kandidatovom skupu vještina, ova vrsta dokumentacije obično ne postaje dio dosjea osoblja. Važno je da dokumentacija zaposlenika također potkrjepljuje pravo na zapošljavanje.
Obuka i razvoj zaposlenika
Dokumentiranje uspješnosti zaposlenika važno je za održavanje zadovoljstva poslom, produktivnosti i angažmana. Vaš sustav upravljanja učinkom uključuje brojne komponente, kao što su opisi poslova, neformalne povratne informacije, obuka, disciplinske mjere i godišnje ocjene uspješnosti. Sve ove komponente zahtijevaju dokumentaciju kako bi sustav upravljanja učinkom ostao na pravom putu. Nedostatak dokumentacije je blizu nedostatka komunikacije u ovom području. Zaposlenici ovise o povratnim informacijama kako bi potaknuli motivaciju i povećali moral zaposlenika. Bez dokumentacije, zaposlenici nemaju potrebne alate za ispunjavanje očekivanja poslodavca.
Naknade i naknade
Dokumentacija zaposlenika je bitan element vaše strukture naknade i naknada. Bez ove vrste dokumentacije nemoguće je pratiti plaće zaposlenika, povećati zasluge, bonuse na kraju godine te obvezne i dobrovoljne odbitke. Dokumentacija također održava status pogodnosti zaposlenika, kao što su mogućnosti zdravstvene skrbi, ovisna skrb i fleksibilni računi potrošnje. Odjel za obračun plaća bilježi većinu dokumentacije zaposlenika u ovom području; međutim, vaš službenik za privatnost ima isključivi pristup cjelokupnoj medicinskoj dokumentaciji kako bi sačuvao povjerljivu prirodu informacija zaposlenika.
Završetak zapošljavanja
Kada se završi mandat zaposlenika s tvrtkom, dokumentacija je iznimno važna. Bez obzira na razlog, morate pripremiti i predati dokumentaciju kojom se dokumentira ova radnja. Ako prekinete radni odnos, dokumentacija će opravdati vašu odluku. Otpuštanje zaposlenika povezano s lošom izvedbom, kršenjem pravila ili grubim nedoličnim ponašanjem zahtijeva dokumentaciju u prilog prisilnog prestanka radnog odnosa. Ako zaposlenik odluči podnijeti pritužbu zbog nezakonitog otpuštanja, dokumentacija može zaštititi imovinu vaše tvrtke ako se žalba poveća do parnice. Ako se zaposlenik povuče ili podnese ostavku, dokumentacija je potrebna za nastavak zdravstvenih i dohodovnih naknada.
